Følg med i årets julekalender med 24 event-tips til planlægning og afvikling af events

Ønsker du event-tips til planlægning og afvikling af events for 2021? Så åben en ny låge hver dag fra d.1.-24.december 2020 i vores julekalender…

Vi inviterer dig til at åbne en låge hver dag i vores julekalender 2020. Bag ved hver låge gemmer der sig inspiration til planlægning og afholdelse af events.

 

Hvorfor nu en julekalender for eventarrangører?

Jo fordi, vi hos Sortkaffe går ind for vidensdeling. Specielt vidensdeling, når vi taler planlægning og afholdelse af events. Som konferencer, netværksevents, kick-off seminarer mv.. Fordi, der er så meget god viden og erfaring ”derude”, som simpelthen bør deles.

Og vi håber, at inspiration og vidensdeling kan lysne lidt i december måned...

Vi har inviteret aktører inden for møde - og eventbranchen & kommunikation til at komme med inspiration bag en låge. Det glæder os at kunne fortælle, at udover Jeannette Eis, Partner & salg - og marketingsansvalig i SortKaffe, vil følgende byde ind med inspiration:

  • Anne Dalgaard, Ejer, EventAnne og Event Portfolio Manager hos Ingeniørforeningen, IDA, og tidl. President i MPI Scandinavia (Meeting Professionals International)
  • Anne Dorthe Groskopf, Partner og Marketing Manager hos Kongresartikler.dk
  • Eva Sasche, Social selling & LinkedIn ekspert, medstifter af Social Selling Company
  • Mathilde Forstholm, Journalist og kommunikationsrådgiver i Forstholm.com, stifter og partner af B2B-vidensuniverset Meetafy.dk samt det digitale bureau YGO.dk
  • Yvonne Hoé, Salgsansvarlig, konferenceafdelingen, FÆNGSLET
  • Olina Jægergaard, Direktør i Kursuslex

Hvilke emner vil vi berøre?

Vi er specialister inden for eventsoftware, men bare rolig, vi kommer ikke ind på tunge tekniske forklaringer eller produktforklaringer, som så. Men tager dig med hele vejen fra planlægning til afvikling – blandt andet med digitale eventværktøjer som hjælp. Og via vores gæsters hjælp, kommer vi vidt omkring. Med gode råd indenfor eventplanlægning og kommunikation. Deltageroplevelser og deltagerinvolvering. Mulighed for at bidrage med relevante møder mellem deltagerne og meget mere…

Og nå ja, så kommer vi ikke udenom, at online events er kommet for at blive. Så det emne berører vi naturligvis også.

  • Planlægning af events for 2021
  • Værdien af fysiske events
  • Markedsføring på de sociale medier
  • Bæredygtige events & kongresartikler
  • Planlægning af relevante møder mellem deltagere - og udstillere
  • Storytelling som tiltrækning af deltagere til sin konference og messe...
  • Fordele og udfordringer ved virtuelle og hybride events
  • Oplevelsesdesign som omdrejningspunkt for planlægning
  • Og meget mere... 

7 hurtige tips til eventplanlægning

1.låge - 1. december 2020

Som eventarrangør bruger du meget tid på planlægning - og med rette. For der er meget at holde styr på fra start til slut.

I dagens låge får du 7 hurtige punkter til hvad, du skal huske...  

Åben dagens låge

Ønsker du (også) at blive klogere på eventrends for 2021?

2.låge - 2. december 2020

Hvem vil ikke gerne kunne kigge ind i eventbranchens krystalkugle? Specielt med hensyn til hvordan du, som arrangør, planlægger og eksekverer events i 2021, ik?

Bliv klogere på eventrends for 2021 ved at tilmelde dig et online event om netop det...Det er gratis...

 

Åben dagens låge

Hvordan kan du bruge de fysiske rammer aktivt til dit arrangement?

Låge nr.3 - 3. december 2020 

Vi hungrer alle efter at kunne mødes fysisk igen. Og med vaccine i horisonten, ja, så er der endnu mere håb om at vi snart kan mødes "for fulde gardiner" igen. 

Betyder de fysiske rammer noget for deltagernes oplevelse? Ja, det gør de. Åben dagens låge for inspiration til hvordan... 

Åben dagens låge

Hvad SKAL du vide for at få styr på datadækningen til din event?

Låge nr.4 - 4. december 2020

Hvis ansvar er det egentlig, at der er en god datadækning på stedet, hvor du holder din event? Er det stedets? Eller er det dit, som hovedansvarlig for eventen? 

Det er jo faktisk dit ansvar, sådan overordnet set. Men ikke at du skal være en teknisk haj. Men du skal vide nok til at kunne stille krav til en god netdækning. Men hvad er en god og ordentlig netdækning egenlig? Hvad vil det sige...??? Hvad skal du vide?

Åben dagens låge og få din tjekliste til en god datadækning...

Åben dagens låge

Hvor kan du finde inspiration til din event?

Låge nr.5 - 5.december 2020

Hos SortKaffe går vi ind for vidensdeling og inspiration. Jo derfor vi har denne her julekalender. Som mødeplanlægger og eventarrangør er du sikkert (også) interesseret i at vide, hvad der "rør sig derude". Hvad der findes af muligheder og viden inden for eventbranchen.

Åben derfor dagens låge og se hvad, der gemmer sig af henvisninger til forskellige aktører, der deler viden - både nationalt og internationalt.

Åben dagens låge

Hvad skal DU bruge en event app til? Hvad er dit formål?

Låge nr.6 - 6. december 2020

Hvad kan du egentlig med en event app (konference app, messe app..)? Og hvad skal DU bruge den til? Har du styr på dit WHY? Hvis du efterspørger en blå kuglepen, ved du, hvad det er, og hvad du kan forvente. Men husk: en eventapp er ikke en blå kuglepen...

Åben dagens låge og få en 7 punkts tjekliste til nyttige overvejelser - inden du beslutter dig for om du skal bruge en app til at digitalisere programmet og meget mere...)

Åben dagens låge

Hvordan skaber du relevante møder mellem dine deltagere?

Låge nr.7 - 7. december 2020

De tilfælde kaffemøder i pauserne kan være hyggelige, men ingen garanti for at de er relevante for den enkelte deltager.

Så skal møderne mellem dine deltagere kun være tilfældige? Eller ønsker du, at de skal mødes med andre deltagere, som er relevante for dem? Hvor du kan medvirke til at de møder andre relevante deltagere?

Åben dagens låge og få 5 trin til hvordan du planlægger møderne...

Åben dagens låge

Hvad er de 3 ting, du IKKE må glemme, når du indhenter tilmeldinger?

Låge nr.8 - 8.december 2020

Det lyder måske som "piece of cake" at indhente tilmeldinger til din konference, kursus, netværksevent, messe....Men der er faktisk en del, du med fordel skal overveje - og en del, du skal huske.

Bag dagens låge gemmer der sig et blogindlæg til meetafy.dk skrevet af Jeannette, som kommer ind på de 3 større ting, som du skal huske - samt en tjekliste til hvad, du specifik skal huske at medtage i tilmeldingsbetingelserne...

Det lyder måske lidt "kedeligt", men det er faktisk nyttigt :) Åben dagens låge og find ud af hvad de 3 ting er...

Åben dagens låge

Deltag i Mødeindustriens Dag - møder i en tid med Corona

Låge nr.9 - 9. december 2020

Deltag i Mødeindustriens Dag og få tips og tricks til dine events - i en corona tid.

MPI (Meeting Professionals Industry Scandinavia) holder en online konference d.21.januar kl 15.00-18.00 med de seneste tips, tricks og viden ine for møder og events. Temaerne er bl.a. online-platforme, hybrid-møder og lokaleindretning. Du får den nyeste forskning fra UCL og få sat events ind i en strategisk sammenhæng.

MPI siger at det ikke er et webinar (énvejs kommunikation) men en konference med oplæg, diskussioner - og hvor du får svar på spørgsmål i paneldebatten.

(Er du nysgerrig på hvad MPI Scandinavia er - hvis du ikke allerede ved det? Ja, så kig her).

Tilmeld dig og bliv inspireret d.21.januar....

Åben dagens låge

Hvordan skaber du en eventstrategi? Og hvorfor skal du?

Låge nr.10 - 10. december 2020

Når du planlægger en event som en faglig konference eller et medarbejderseminar, husker du så at planlægge ud fra en eventstrategi - og virksomhedsstrategi? Og med oplevelsesdesign som den røde tråd? 

Husker du at indtænke eventstrategi, formål, oplevelse, indlevelse, adfærdsændring og virksomhedsstrategi? 

Åben dagens låge, som EventAnne (Anne Dalgaard) står bag, og bliv klogere på, hvad der ligger bag en eventstrategi. Samt hvordan oplevelsen skal designes. 

 

Åben dagens låge

Hvordan planlægger du en konference med fokus på de gode fysiske møder?

Låge nr.11 - 11.december 2020

Online møder og virtuelle events er kommet for at blive. Ingen tvivl. Men den stemning og energi, der er til fysiske konferencer, samt muligheden for at netværke, kan ikke erstattes online.

De fysiske møder har bestemt stadig deres berettigelse. Men med det stigende brug og erfaring af online events, skal du som arrangør kunne forklare - og måske endda forsvare, hvorfor du holder en fysisk event. Og være dig meget bevidst om at give deltagerne en god fysisk oplevelse, som de ikke kunne have fået virtuelt.

Åben dagens låge og få fat i vores guide: Sådan planlægger du en konference med fokus på de gode møder.

Åben dagens låge

Hvordan planlægger du din online konference på det virtuelle rums præmisser?

Låge nr.12 - 12. december 2020

Mange arrangører af konferencer har opnået erfaring med at afholde online konferencer. Og det er der selvfølgelig kommet en del læring ud af. 

Den vigtige læring er, at man ikke kan omdanne en fysisk konference til en online konference 1:1. Hverken i længde eller format. Erfaringerne siger også, at det naturligvis er svært at fornemme deltagernes engagement bag skærmen. Deltagerinvolvering synes alfa og omega. Og så er møderne blandt deltagerne udfordret.

Åben dagens låge og få 5 konkrete tips til din (næste) online konference.

Åben dagens låge

Hvor kan du finde masser af inspiration - ved bare ét klik?

Låge nr.13 - 13.december 2020

Som nævnt tidligere, går vi hos SortKaffe ind for inspiration og vidensdeling. Derfor gør vi vores bedste for at holde øje med - og henvise til - de steder, hvor du som arrangør kan finde inspiration og nyttige tips. Og det kan du i online mediet Meetafy.dk.

For her er der nemlig blogindlæg fra mange forskellige specialister inden for emnerne: Konferencer, events & møder, Møder & facilitering, Ledelse & personlig ledelse, Kommunikation og Iværksætteri.

Og ja, det er her at Jeannette skriver en del gæsteblogindlæg målrettet konferencer og events - med eventteknologi som omdrejningspunkt. Men en vigtig pointe er, at ingen af artiklerne, hverken Jeannette´s eller de andres, er salgsindlæg. Det er ren og skær inspiration...

Åben dagnes låge og bliv klogere på Meetafy.dk

Åben dagens låge

Hvad SKAL du være opmærksom på, når du holder hybride events?

Låge nr.14 - 14. december 2020

Tror du også, at vi kommer til at se en del hybride events i 2021? Altså hvor du som arrangør både holder en fysisk - og virtuel event på én gang. Det tror jeg.

Og det har da sine fordele, ikke? At du både kan invitere fysiske og virtuelle deltagere. Men det stiller store krav til dig som arrangør. For pludselig har du med to målgrupper og to settings at gøre. Og hvordan sørger du for at både dine fysiske og virtuelle deltagere får udbytte af din hybrid konference - eller anden form for hybrid event?

Bag dagens låge kommer vi netop ind på disse udfordringer og giver dig 5 tips/løsningsmodeller.

Åben dagens låge

Hvad skal du være opmærksom på, når du registerer deltagerne (i en corona-tid)?

Låge nr.15 - 15. december 2020

Nu er der gået sådan ca 2,5 år siden GDPR (persondataforordningen) fik sin virkning. Har du helt styr på hvad, du må indsamle, og hvordan du må behandle dine deltageres oplysninger? Og hvordan håndterer du registreringen i forhold til corona? Altså, hvis en eller flere af dine deltagere bliver/er smittet - hvad så?

Bag dagens låge gemmer der sig et blogindlæg med nogle opfriskningspunkter på GDPR i forhold til din event. Samt hvordan du både kan tage hensyn til databeskyttelsesreglerne og samtidig hjælpe myndighederne med opsporing, hvis det bliver nødvendigt.

Åben dagens låge på Meetafy.dk: GDPR: SÅDAN HÅNDTERER DU REGISTRERING UNDER COVID-19

Åben dagens låge

Husker du de 5 elementer af bæredygtighed, når du planlægger dit arrangement?

Låge nr.16 - 16. december 2020

Man må sige, at bæredygtighed i eventbranchen er kommet lidt i baggrunden i "corona-tiden". Men ikke glemt! Bæredygtighed er mange ting, og det kan være en jungle at navigere imellem de mange tilbud og lovende ord, som tit gemmer sig bag ordet ’bæredygtighed’. 

Åben dagens låge nr. 11, som Anne Dorthe Groskopf, Partner og Marketing Manager hos Kongresartikler.dk står bag. Og få input til, hvad du skal kigge efter, hvis du ikke kun vil være symbolsk bæredygtig, men hvis du faktisk går efter den ægte vare, og gerne vil være rigtig bæredygtig.

Åben dagens låge

Hvad er forventningerne og tendenserne for 2021 ifølge møde - og eventplanlæggerne?

Låge nr.17 - 17. december 2020

Ingen tvivl om at 2020 har været et særligt udfordrerende år for møde & eventbranchen! Men hvordan bliver 2021 mon ifølge møde - og eventplanlæggerne i Danmark? Hvordan ser det ud med forventningen til afholdelse af fysiske, online og hybride møder & events? Og hvilke kriterier kigger de på, når de skal booke fysiske venues?

Det kan du læse om i Kursuslex' omfattende analyse: Mødebarometeret 2020, som i år lagt særlig vægt på forventninger og tendenser for 2021, grundet den helt særlige situation Corona-pandemien har stillet hele møde- og eventbranchen i.

Åben dagens låge

Hvilke 13 ting BØR du huske, når du skal bruge navneskilte til din event?

Låge nr.18 - 18.december 2020

Navneskilte er meget vel en af de sidste ting, du som arrangør tænker på, når du skal arrangere en konference eller anden event. Men det er en god idé, at tænke det ind fra starten.

Der er faktisk en del overvejelser, men det er nu ikke svært. Du skal bare være bevidst om de forskellige muligheder. Og f.eks. overveje om navneskiltene skal udskrives onsite, når deltagerne ankommer eller modtage dem som PDF i bekræftelsesmailen? Skal informationerne stå på begge sider? Og hvilke informationer skal der stå? Er bæredygtighed et vigtigt kriterie? osv osv...

Åben dagens låge for at få fingrene i din egen "navneskilts-tjekliste"...

Åben dagens låge

Hvordan håndterer du de fysiske konferencer med social distance forsvarligt?

Låge nr.19 - 19.december 2020

Når du holder en fysisk konference eller messe (eller anden event), ja, så er der ingen tvivl om at social distance er vigtigt. At deltagerne føler sig sikre. Derfor skal de professionelle venues naturligvis sørge for god afstand i lokalerne og god hygiejne.

Men som arrangør kan du også gøre meget for at sikre god afstand og minimal kontaktflade-berøring - med eventteknologi til hjælp.

Åben dagens låge og find ud af hvordan....

Åben dagens låge

Husker du de 4 HV spørgsmål, når du planlægger din event?

Låge nr.20 - 20. december 2020

Husker du at stille dig selv (og dine kollegaer) alle de kritiske spørgsmål, når du planlæger din event? Altså HVORFOR holder vi denne event - hvad ønsker vi at opnå? Og for HVEM holder vi den? Hvem er vores målgruppe? Samt HVORDAN og HVOR?

Med andre ord, husker du disse vigtige 4 HV spørgsmål, når du planlægger din event?

Åben dagens låge, hvor der gemmer sig en tjekliste til hvad, du skal svare på til hver af de 4 HV spørgsmål.

Åben dagens låge

Hvordan markedsfører du dine events på LinkedIn?

Låge nr.21 - 21. december 2020

Som arrangør af events og webinarer er du sikkert interesseret i at få så mange deltagere som muligt til din event, især hvis det er en offentligt event, som alle kan deltage i.  

Du kan bl.a. gøre opmærksom på events på dit website, i dit nyhedsbrev og på de sociale medier. LinkedIn er et af de mulige sociale medier, hvor du kan kommunikere om dine events til dit netværk og følgere.

Åben dagens låge, hvor der gemmer sig en masse gode råd fra Eva Sachse fra Social Selling Company om hvordan du markedsfører din event på LinkedIn.

Åben dagens låge

Hvad er de 5 største myter vedrørende event teknologi?

Låge nr.22 - 22. december 2020

Mange har efterhånden afprøvet eventteknologi i en eller anden form. Som Tilmeldingssystem, Event App - samt platform til at holde online møder og events - med videre...

Men hvad findes der af "myter" om disse teknologier og brugen af dem? Måske er myter så meget sagt - men hvad findes der af overbevisninger? 

Det vil vi her komme ind på i dagens låge - i håb om at du som arrangør måske kan få aflivet nogle af myterne/overbevisningerne - og få en anden vinkel på.

Åben dagens låge

Hvordan skaber du forelskelse med en god historie?

Låge nr.23 - 23. december 2020

Har du tænkt over, hvordan du kan bruge storytelling i din kommunikation, ligesom den dygtige, inspirerende taler på scenen, som for alvor bevæger os med den gode historie?

Storytelling er allerede den dygtige talers fornemste værktøj, og kan da også være med til at berige publikum på den oplevelsesbaserede konference. Samt du kan bruge storytelling til at tiltrække dine deltagere til din konference. 

Dagens låge, som Mathilde Forstholm fra Fortsholm PR & Kommunikation står bag, handler om storytelling, om at skabe en oplevelse og lade lytteren, seeren, publikum forelske sig i vores ideer og vores passion.

Åben dagens låge

Få her vores 7 bedste råd fra julekalenderen - kort og godt

Låge nr. 24 - 24. december 2020

Vi vil her i finale-lågen - d.24. december give dig vores 7 bedste tips til planælgning og afviking af events for 2021 - simpelthen ved at give dig direkte links til indholdet bag hver af skribenternes låger.

 

Indholdet gemmer på emner som:

  • Eventstrategi
  • Bæredygtighed
  • Fysiske rammer
  • Forventninger til 2021
  • Online og hybride events
  • Markedsføring af events på LinkedIn
  • Storytelling som led i markedsføringen

Åben dagens låge og få direkte adgang...

Åben dagens låge