Dansk Fjernvarme digitaliserer det årlige Landsmøde

 

Dansk Fjernvarme er fjernvarmens brancheorganisation og dækker 99 % af fjernvarmeproduktionen i Danmark. Hvert efterår afholdes årets Landsmøde, som er Dansk Fjernvarmes største event på hele året. Landsmødet tiltrækker flest medlemmer, men besøges også af rigtig mange andre aktører i energi- og forsyningsbranchen. Deltagerantallet ligger hvert år på ca. 2100 deltagere. På landsmødet får deltagerne den nyeste viden inden for branchen med et nyt tema hvert år inden for fjernvarme og energi – i 2020 er temaet: Grøn Varme til alle.

Landsmødeprogrammet er altid proppet med spændende indlægsholdere og inspirerende indlæg. I 2020 deltager blandt andre klima-, energi- og forsyningsminister Dan Jørgensen og udvalgte finansordførere. Derudover deltager også borgmestre og kommunaldirektører samt andre forskellige frontpersoner fra energisektoren.

Digitalisering af programmet med en event-app

Dansk Fjernvarme brugte for første gang en event-app (ConferenceCommunicator) til deres landsmøde i 2017, og siden har det været en succes. Derfor fortsætter brugen selvfølgelig også til årets landsmøde, som i år afholdes i Tivoli Hotel & Congress Center.

"Tilbage i 2017 ville vi gerne tilbyde noget andet end et trykt program til landsmødet. Vi har flere gange oplevet programændringer tæt på landsmødets afholdelse, fordi vi har mange politikere på programmet, som på grund af deres travle kalendere kan blive forhindret med kort varsel. Derfor er det smart, at programmet ligger digitalt i app’en, så vi hurtigt kan justere og tilpasse ændringer”, siger kommunikationskonsulent Taja Lindby fra Dansk Fjernvarme.

 

Flittig brug af event-app´en og PUSH-beskeer

Ca. 3 ud af 4 deltagere downloadede app´en i 2019, og statistikken viser, at indholdet blev flittigt læst.

"Det er positivt, at der hvert år er så mange, som downloader app´en, og der er mange, der har udtrykt glæde ved at bruge den. Det er rigtig smart, at man via app´en kan trække statistik, så vi kan følge med i, hvor mange der læser vores indhold", siger Taja Lindby og fortsætter:

 ”Vi bruger jævnligt PUSH-funktionen, både til at byde velkommen og fortælle hvad der er på programmet. Det er særligt smart ved sidste-øjebliks-ændringer, hvor vi hurtigt kan komme i kontakt med deltagerne via app’en.”

 

SortKaffe reagerer hurtigt på vores forespørgsler og input

"Vi oplever SortKaffe som en leverandør, der reagerer hurtigt på vores forespørgsler og input. Det gør det let for os at komme hurtigt videre, hvilket er meget vigtigt for os og for planlægningen af landsmødet", siger Taja Lindby.

FIF Marketing

 

FIF Marketing automatiserer bestilling af standpladser og indhentning af materiale til Landsmødet med TaskCommunicator

FIF Marketing, Fjernvarmens Informationsfond, har speciale i kommunikation og markedsføring for fjernvarmebranchen, og har siden 1984 arbejdet med at styrke fjernvarmens position på energimarkedet. FIF Marketing samarbejder med Dansk Fjernvarmeforening om at afholde det store landsmøde hvert efterår. De står for planlægning og afvikling i forbindelse med udstillerne, som er leverandører til fjernvarmeselskaber.

Automatisering af indhentning af udstillerinformation og annoncetekst sparer tid

FIF Marketing bruger ConferenceCommunicator modulet TaskCommunicator til at indhente udstillerinformation som logo og annoncetekst og anden nyttig information. Udstillerne lægger materialet direkte op i TaskCommunicator, hvorfra FIF Marketing har let adgang til materialet, og kan danne sig et overblik over hvem, der har afleveret og hvem, der mangler. Udstillerne modtager reminder e-mails fra systemet, hvis deadline overskrides. Hele processen automatiseres hermed, og der spares en del tid sammenlignet med den tidligere indhentning af materiale via endeløse e-mail kommunikation.

”Med TaskCommunicator gør vi det både lettere for udstillerne og for os, at henholdsvis afleverer og indhente materialet, som annoncetekst og logo. Og vi kan endda let overføre informationen om udstillerne til Landsmødets app. TaskCommunicator sparer os for en stor del manuelt arbejde”, siger Projekt – og marketingkoordinator Connie Sørensen.

 

TaskCommunicator bruges også til at automatisere bestillingen af standpladser

Ligesom ved indhentning af annoncetekst og logo, er standpladsbestilling normalvis en tung og manuel proces. Derfor ønskede FIF marketing også at gøre brug af standpladsbestilling via TaskCommunicator. Førhen ringede udstillerne ind på den dato, hvor standpladsbestillingen åbnede fra kl. 6.00 om morgenen efter ”først-til-mølle” princippet. Nu bestiller udstillerne deres standpladser direkte i TaskCommunicator, hvorfra de ser standpladsspecifikationerne inkl. pris, inden de bestiller. De kan bestille en eller flere stande, både ved siden af hinanden eller forskellige steder. Udstillerne kan se hvilke pladser, der er optaget, og de kan endda også se, hvem der har de optagede pladser.

”Vi er rigtig glade for, at vi kan automatisere bestillingen af standpladser, da det sparer os for tid og en del manuelt arbejde. Digitalisering og automatiseringen er også med til at professionalisere vores processer, herunder bestilling af standpladser”, siger Connie Sørensen.

 

FIF Marketing tilbyder udstillerne at få styr på deres leads – med MesseLead

FIF Marketing tilbyder deres udstillere en ekstra service i form af lead-generering via ConferenceCommunicator MesseLead. Herigennem indsamler udstillerne deres leads, ved scanning af deltagerens QR kode, hvorved deres kontaktdata gemmes. De har herved et nemt oversigt over deres potentielle kunder og kan notere vigtige informationer ud fra samtalen med deres kunder – vel og mærke direkte i app´en.

”Vores udstillere har taget godt imod tilbuddet og syntes, at det er en god måde at få et overblik over deres leads til brug for det efterfølgende opfølgningsarbejde”, siger Connie Sørensen.

Sortkaffe leverer en hurtig og god service

”SortKaffe leverer både en god teknisk løsning og en god og hurtig service. De er lydhøre overfor vores input, både hvad angår funktioner og brugervenlighed, hvilket er vigtigt for os. Vi er glade for samarbejdet”, siger Connie Sørensen.