CCMG bruger MatchMaking til at matche suppliers og buyers

Det danske møde og event bureau Congress Consulting Management Group (CCMG) arrangerede et nyt nordisk MICE event (Meetings, Incentives, Conferences, Exhibition ) d.1.-3. november 2018 i Malmö. Formålet var at generere mere målrettede og relevante møder mellem "suppliers" og "buyers" i møde – og eventindustrien på tværs af landegrænserne. 

Nordic MICE Summit tiltrak omkring 100 internationale deltagere fra 20 lande, som bestod af "suppliers" på den ene side (leverandører af hotel – og konferencesteder) og "buyers" (eventplanlæggere, bl.a. via eventbureauer) på den anden side. Deltagerne kom bl.a. fra lande som Belgien, Danmark, Sverige, Spanien, Tyskland, Italien, Finland, Estland, Italien, Norge, Holland og Frankrig. 

Under Nordic MICE Summit var det 1:1 møderne mellem "suplliers" og "buyers", der var omdrejningspunktet. Hertil blev ConferenceCommunicator MatchMaking brugt som match platform. Til at formidle programmet og præsentere "suppliers" og "buyers" valgte CCMG også at bruge ConferenceCommunicator EventApp.

 

801 matchmøder blev sammensat via ConferenceCommunicator MatchMaking

ConferenceCommunicator MatchMaking var værktøjet, der sikrede den mest optimale sammensætning af leverandører og købere, og det resulterede i 801 matchmøder. Det nye koncept blev udviklet af CCMG på baggrund af egne erfaringer med matchmøder mellem delegerede i mødeindustrien. 

"Vi har selv deltaget i utallige workshops i MICE industrien, og har tit oplevet, at vi ikke har fået meget ud af møderne. Simpelthen fordi, det har været tilfældigt, hvem vi er blevet matchet op med. Derfor valgte vi at forsøge os med en dedikeret Matchmaking proces", siger direktør Lonni Gulliksen fra CCMG.

 

Præ-kvalificerede møder

Det store ønske var, at møderne skulle præ-kvalificeres, så at det ikke var helt tilfældigt hvem, der talte med hvem. Matchmøderne blev derfor sammensat ud fra købernes efterspørgsel på steder med hensyn til type af leverandør, kapacitet og geografisk beliggenhed. Alle fik adgang til ConferenceCommunicator Matchmaking platform, og køberne skulle prioritere deres ønsker ud fra disse kategorier, og leverandørerne skulle vælge det, der passede på dem. Matchmaking platformen genererede herefter bedste matchforslag af leverandører til hver køber, som CCMG valgte at validere for dem. Herved fik både købere og leverandører hver deres endelig matchplan med angivelse af hvem de skulle mødes med, hvornår og hvor. 

"MatchMaking blev rigtig godt modtaget af deltagerne og var let at arbejde med. Vi har fået meget positiv feedback både fra Buyers og Suppliers, så der er ingen tvivl om, at vi er på rette vej med det nye koncept", siger direktør Lonni Gulliksen.

 

Speed matchmøder

Matchmøderne foregik som speed møder á 9 minutters varighed ved borde, hvor leverandører og købere var "lige". Vi oplevede en god dynamik og en "ligeværdighed" ved at alle skulle rykke rundt mellem hinanden. Oftest er det sådan, at det er leverandørerne der har fast bord, hvor køberne flytter rundt, men vi fik god feedback fra køberne, at det var rart at alle mødtes på "neutral" grund", siger Lonni Gulliksen. 


Formidling af aktiviteter og præsentation af deltagerne med "Nordic MICE Summit app"

Udover MatchMaking platformen valgte CCMG også at bruge ConferenceComunicator EventApp til formidling af programmet samt præsentation af henholdsvis "suppliers" og "buyers". Her blev der vist billede samt en kort beskrivelse, inklusive kontaktinformationer. Og deltagerne kunne "tagge" dem, som de ønskede at huske til personlig kontaktliste. CCMG udsendte push-beskeder til reminders, som var blevet sat op og timet på forhånd. Der var mange, der tog app´en til sig – hele 85% downloadede og brugte app´en. 

"EventAppen blev også rigtig godt modtaget og feedback fra brugerne var, at den var let overskuelig og indeholdt de info de havde behov for", siger direktør Lonni.

 

SortKaffe var det rette match for os

"I forbindelse med, at finde et Mathckmakingsystem, der kunne genere det vi søgte, havde vi adskillige møder med andre lignende leverandører, men med SortKaffe havde vi fornemmelsen, at det var det helt rigtige match. De forstod med det samme, hvad vi ville og havde langt hen ad vejen allerede udviklet et system, vi kunne videreudvikle, så det passede med de ønsker vi havde. De har været utrolige fleksible og serviceminded, så vi fortsætter det gode samarbejde med brug af MatchMaking for The Nordic MICE Summit i 2019", siger direktør Lonni Gulliksen. 

Nordic Mice Summit