Eventplanlæggere: Tidsoptimering er også bæredygtigt


Oprindeligt udgivet på den 30. maj 2017 af Jeannette Eis på LinkedIn

Eventbranchen og bæredygtighed

Bæredygtighed forbindes oftest med grøn omstilling, deriblandt økologi, lokale råvarer og grøn energi, samt minimering af ressourcespild. Ønsket om at reducere madspild er de seneste år blevet udtalt hos mange, og reducering af tryksager må også siges at være bæredygtigt. 

Bæredygtighed er i høj grad (også) kommet på agendaen i eventbranchen.

Eventbranchen er omfattende, bare i Danmark synes den at være enorm, og naturligvis også internationalt. Her giver det helt sikkert også god mening, at spare på ressourcerne, så som at minimere madspild og minimere print. Samt at bruge økologiske og lokale fødevare til forplejningen.  

Men tænker du også tidsoptimering som bæredygtigt?

Uanset branche ønsker alle at arbejde så effektivt som muligt. Det er der ikke noget nyt i. Vi er dog stadig mange, der gør det samme om og om igen, på trods af, at vi tænker at vi bør kunne arbejde på en mere tidsoptimal måde. Men vi er vanedyr, og derfor kræver det lidt omstillingsparathed, at gøre tingene på en ny måde.

Måske er du ikke vant til at tænke tidsoptimering som bæredygtigt? Men hvis vi nu siger bæredygtig udvikling, så giver det måske mere mening?

Det er oftest ressourcetungt, at planlægge og afvikle møder og events. Der er en del administrative opgaver forbundet hermed. Ville det ikke være federe at bruge mindre tid på manuelle opgaver, som kan digitaliseres og hermed gøres mere automatiske? Og dermed få mere tid til de sjove opgaver som konceptudvikling af eventen – både med faglige indlæg og med sociale indslag?

Det må siges at være bæredygtig udvikling, at finde metoder, der kan spare dig masser af tid, som kan frigøres til andre opgaver. Her kommer digitale eventløsninger ind i billedet. Både med hensyn til online tilmelding og kommunikation med deltagerne. 

Online tilmelding sparer tid

Der er flere og flere, der har fået øjnene op for online tilmeldingssystemer som led i tidsoptimeringen. Men mange eventplanlæggere synes stadig at indhente tilmeldinger via email og bearbejdning i Excel. Alle, der har siddet med det ved at det tager oceaner af tid. Og det synes at være tidsspilde, når nu der findes digitale systemer til håndtering af tilmeldinger (og afmeldinger, samt ventelister), samt indhentning af specifikke madønske og anden relevant information.

Det giver et helt andet arbejdsflow, at indhente tilmeldinger med tilhørende deltager-specifikke informationer ind via ét digitalt system. Der er uden tvivl mange timer at spare, og det må siges at være et vigtigt led i bæredygtige processer og i den bæredygtige udvikling. 

Automatiseret indsamling af materiale til messer

For dem som indsamler materiale så som tekst, logo og billeder fra udstillere kan reducere tidsforbruget ved at erstatte indsamlingen via emails med en mere automatiseret metode. Indsamlingen kan planlægges og styres via en digital løsning til formålet (opgavestyring), hvor opgaverne beskrives (fx hvor lang må teksten være og hvilke billedformat ønskes) med deadlines. Udstillerne afleverer materialet direkte gennem systemet, og kan løbende se, hvad de skal aflevere, og om arrangørene har godkendt det fremsendte materiale. Udstillerne modtager automatisk remindere på mail, for at huske på en deadline samt minde om, hvis materiale ikke er afleveret til tiden. Arrangørene har det komplette overblik over materialeindsamlingen far alle deres udstillere. 

Hvordan indgår digitale eventløsninger ellers i den bæredygtige dagsorden?

En digital eventløsning med online tilmelding, opgavestyring og event-app kan bl.a.:

  • Reducere tidsforbruget
  • Optimere logistikken
  • Minimere fejl i registreringer
  • Reducere madspild
  • Minimere print
  • Skabe interaktion med deltagerne
  • Øge deltagernes netværk og forretningsmuligheder

Tilmelding funktioner

Se funktioner

EventApp funktioner

Se funktioner

TaskCommunicator funktioner

Se funktioner