Der synes at være en tendens til at tro, at teknologi gør de fysiske møder overflødige. Samtidig taler flere og flere om vigtigheden i at fastholde de fysiske møder. Betyder det så, at vi skal nedprioritere teknologi for at fastholde de fysiske møder? Eller kan man ligefrem skabe bedre fysiske møder mellem deltagerne ved brug af teknologi?

Det er som om, at vi er kommet derhen, hvor vi taler om teknologi som et modstykke til de fysiske møder. At vi på den ene side har teknologien, som gør det muligt at ”undgå” de fysiske møder, og at vi på den anden side skal huske og fastholde det fysiske møde. Vi kan holde virtuelle møder som erstatning for de fysiske møder. Og vi kan filme oplæg fra vores konferencer og transmittere via web – endda live. Det er naturligvis eksempler på, at teknologien kan bruges i stedet for at møde op og møde mennesker face-to-face. I nogle tilfælde er det helt fint, mens i andre tilfælde ved vi godt, at de fysiske møder giver noget andet og mere værdifuldt end de virtuelle. Tænk bare på de mange netværksevents, der holdes…

Men betyder det så, at vi ligefrem skal væk fra at bruge teknologi for at vi kan fastholde de vigtige fysiske møder? Nej, det mener jeg bestemt ikke. Alt skal selvfølgelig bruges med måde og balanceres. Men hvad nu, hvis man kan bruge teknologien klogt – sådan så det perfekte fysiske møde mellem mennesker fremmes ved brug af teknologi?

Hvorfor ikke udnytte det store potentiale i at have mennesker samlet under samme tag?

Der bliver talt meget om, at vi skal udvide vores netværk – møde nye mennesker. Og til events som konferencer og messer er det naturligvis oplagt at deltagerne kan mødes med hinanden. Men hvordan skal det lige ske? Skal det blot være op til deltagerne selv, at de mødes tilfældigt i kaffepausen? Det er fint at møde mennesker tilfældigt, for måske giver det noget, man ikke havde forventet. Men hvad nu, hvis du som arrangør også kan være med til at fremme det perfekte møde mellem dine deltagere? Med andre ord, hvorfor ikke gøre det muligt at de ”rigtige” mennesker med fælles interesse møder hinanden, når nu du alligevel har samlet 100, 500 eller 3000 mennesker under samme tag?

Forestil dig, at dine eventdeltagere har udvidet deres netværk med, for dem, relevante mennesker KUN fordi, de kom til dit event. Ville det ikke være helt ok? Måske er det endda en af dine KPI´er (Key Performance Indikator), at skabe relevante kontrakter mellem deltagerne? Eller måske er det ”blot” dig, der ønsker at skabe muligheden for at dine deltagere kan mødes ”smart”, da du ved hvilken værdi det kan give dem. 

Hvordan kan du så bruge teknologi til at sikre de gode møder?

Jo, du kan faktisk overføre konceptet fra netdating til ”Business dating”, hvor dine deltagere, forud for din event, opretter en professionel profil i et online matchmaking-system. Da du kender dine deltagere bedst, er det naturligvis dig, der bestemmer matchmaking-kategorierne. Det kan fx være 4-5 valgmuligheder under kategorier som branche, stilling og interesse. Et matchmaking-system vil så matche deltagerne på baggrund af disse kategorier. Deltagerne vil typisk selv kigge i de foreslåede matches og acceptere møder med hinanden. Det er under selve konferencen eller netværkseventen, at de mødes. Du skal så blot overveje, om du vil lade det være op til deltagerne selv at aftale at mødes, eller om du vil køre det stringent med faste tider og sted, eventuelt som en slags ”business speed dating”. Sidstnævnte gør det let for både dig og deltagerne, for så ved de hvem de skal mødes med, hvor og hvornår. Og du kan endda få dokumentation på de afholdte møder.

Hvilke overvejelser kan du med fordel gøre dig inden du faciliterer ”business dating”?

Der er nogle forskellige overvejelser omkring set-uppet, du skal gøre dig inden du sætter matchmaking-event i søen. Det kan fx være følgende:

1. Hvorfor ønsker jeg, at deltagerne skal møde andre?

Er det et must/en KPI? Eller er det for at give deltagerne muligheden for at udvide netværket, når de nu alligevel er samlet til min event? 

2. Skal møderne være obligatoriske? Eller frivillige?

Skal jeg gøre det til en obligatorisk del af programmet, at deltagerne skal holde 1:1 møder? Eller skal det være et frivilligt tilbud til dem, der måtte ønske det?

3. Hvordan skal deltagerne vide hvem, de skal mødes med?

Skal deltagerne selv aftale at mødes under eventen, fx i pausen? Eller skal jeg afsætte tider og sted af? Måske endda en komplet mødeplan med angivelse af tider og bordnumre (á al speed dating)?

4. Hvad skal matchmaking-kategorierne være?

Hvilke kategorier passer på mine deltagere? Skal jeg finde på valgmuligheder inden for hovedkategorier som branche, stilling og interessefelt?  Og hvilke og hvor mange valgmuligheder skal der være?

5. Skal deltagerne selv acceptere møderne eller skal jeg godkende systemets forslag?

Skal det være helt op til deltageren selv, hvem de mødes med? Skal de selv kigge på de foreslåede matchprofiler, og godkende møderne? Eller skal jeg gøre det lettere for dem, og godkende forslagene for dem? Og på den måde skal de kun oprette en matchprofil, og dernæst får de en komplet mødeplan med dem, de skal mødes med, samt hvor og hvornår.

Frygter du stadig, at teknologien (helt) erstatter de fysiske møder eller vil du nu til at bruge teknologien til at fremme møderne, så det bliver ”kloge” møder mellem dine deltagere?