Eventarrangør: Hvorfor skal deltagere komme til NETOP din event? Kan du svare på det?


Formål med din event

Oprindeligt udgivet den 12. november 2018 af Jeannette Eis på LinkedIn

Få 3 konkrete spørgsmål, du skal huske at stille dig selv FØR du afholder dit event.

Drømmer du om at skabe den slags møder, hvor deltagerne bagefter sender dig mails og fortæller, hvor overraskende og gennemtænkt det hele var? Det spørger Kursuslex dig om i deres præsentation og markedsføring af møde- og eventmessen Meeting Live Vest.

Selvfølgelig gør du det, tænker jeg – drømmer om at modtage positiv feedback, ja ligefrem ros for dit event. Hvem vil ikke gerne arrangere et brag af et event, hvor deltagerne virkelig fik ”value for money”, hvor de gik hjem med følelsen af at have prioriteret deres tid rigtigt ved at komme til netop din event…..

 

Hvordan stræber du så efter at have afholdt et succesfyldt event?

Du skal naturligvis planlægge og eksekvere dit event, så der er størst chance for succes. Og for at gøre det, skal du huske at stille dig selv nedenstående spørgsmål:

1. HVORFOR holder vi dette event?

Start selvfølgelig med at få helt styr på dit ”why” – hvorfor holder I eventen? Hvad ønsker I at opnå?

  • Er det en faglig konference? Så ønsker I (nok) at være den bedste til at holde en specifik faglig konference.
  • Er det et Kick-off/medarbejder-event med fokus på strategi, ja så ønsker I (sikkert) at medarbejderne skal inspireres, motiveres og klædes på til det nye arbejdsår.
  • Er det et netværksevent eller erhvervs-event, ja så gætter jeg på, at jeres mål er at deltagerne skal skabe nye kontakter (at de skal udvide deres netværk). Og det er måske ligefrem et ”KPI” (Key Performance Indicator) hos jer, at I skal kunne (be)vise matchmøder mellem deltagerne).
  1. NB. Oftest har I flere grunde og formål med at holde et event – så husk og komme hele vejen rundt, eksempelvis ved at svare på hvad jeres primære og sekundære formål er….

 

2. HVILKEN VÆRDI og udbytte giver vi til deltagerne (og udstillerne, sponsorerne mfl.)?

Du skal være klar på at kommunikere den unikke værdi og fordel, som dit arrangement giver deltagerne og dine andre målgrupper.

  • Husk at kortlægge dine målgrupper først, for du har sjældent ”kun” deltagere som målgruppe, men også: udstillere, sponsorer og ja indlægsholdere.
  • Hvad er din USP (Unique Selling Proposition)? Hvad får de ud af det? Hvorfor skal de komme til netop dit arrangement (i et hav af andre og måske lignende) arrangementer.

Hvad får de ud af at komme til din event?

  • Uundværlige faglige input
  • Inspiration
  • Direkte råd til øget forretning
  • Nye (relevante) kontakter
  • Nye leads

 

3. HVORDAN sikrer vi et brag af et event? Hvordan designer vi vores event?

Nu har du styr på dit HVORFOR (holder vi dette event) og HVILKEN VÆRDI (giver vi vores deltagere, udstillerere mfl.).

Så er du klar til at designe dit event – hvad skal der til - hvilke virkemidler skal I bruge?

Program tilrettelæggelse:

  • Hvilke (og hvor mange) slags indlæg skal vi have? Hvem skal være oplægsholdere?
  • Hvornår skal eventen starte og slutte?
  • Hvor mange pauser? Og hvad skal kvaliteten af pauserne være – ”fri leg” eller faciliteret netværkspauser eller mini workshops?

Konference-setting:

  • Hvor skal vi holde det?
  • Skal der være et stort rum og/eller flere mindre rum – med plads til spor og workshop?Skal det være en charmerende herregård eller et top-moderne konferencecenter?
  • Skal vi kun være indenfor eller også ude?
  • Hvilken slags mad skal vi have?

Deltagerinvolvering:

  • Hvordan sikrer vi aktive deltagere fremfor ”blot” passive deltagere? Skal deltagerne komme med input før konferencen? Skal deltagerne kunne stille spørgsmål og afstemning før, eller under eventen via digitale værktøjer?
  • Skal der være underholdning, hvor deltagerne inddrages?

Netværk og matchmaking:

Ønsker vi at deltagerne skal gå hjem med mere end ”blot” faglige input? Skal deltagerne også have skabt nye relevante kontakter? Eller er det faktisk vores primære mål?

  • Skal vi lægge et decideret matchmaking event ind i programmet, hvor formålet er at deltagerne skal møde andre relevante deltagere? Eller skal det blot være op til deltagerne slev i kaffepauserne…?
  • Skal matchmaking faciliteres af teknologi, så vi sikrer at mødet mellem deltagerne sker på baggrund af interesser (samt at deltagerne er forberedt på at mødes)?
  • Skal vi invitere en facilitator til at facilitere netværksaktiviteterne?

Fordele på messer

Se fordele

Fordele på konferencer

Se fordele

EventApp funktioner

Se funktioner