Eventplanlægger: Hvad er dit behov (egentlig) for en digital løsning? - tør du” tænke ud af boksen?


Oprindeligt udgivet den 1. oktober 2018 af Jeannette Eis på LinkedIn

Vi er alle vanedyr med tendens til at gøre som vi plejer. Men heldigvis har vi da også mod på at gøre tingene anderledes, hvis vi da lige kan se formålet med det (selvfølgelig).

Når det kommer til digitale eventløsninger som online tilmelding og Event app, tænker du så "selvfølgelig", eller tænker du "...tja, hvad skal jeg dog bruge det til..." ?

Er du klar til (måske) at tænke ud af boksen? Og huske at stille dig spørgsmålet, om hvad dit formål er, inden du vurderer hvilket middel, der skal til? Ok, det er måske ikke ligefrem at tænke ud af boksen, tænker du. Men jeg har erfaret, at der synes at være en tendens til at man tror at en event-app kan "det og det...", og måske glemmer lidt at kigge nærmere på mulighederne i forhold til ens behov...og det samme gælder faktisk tilmeldingssystemer. En app er ikke bare en app, og et tilmeldingssystem er ikke bare et tilmeldingssystem....

Så måske kan du blive inspireret til nye metoder for indhenting af tilmeldinger, kommunikation og deltagerinvolvering, hvis du tænker ud af boksen...

Jeg kommer blot med få input til hhv. tilmelding og event-app, som måske kan give nogle idéer til, hvad du med fordel kan huske på, når du skal vurdere hvad du har brug for af hjælpemidler til lige dit event.

Hvad skal du huske med hensyn til Tilmelding?

De fleste ved godt, at det er lettere at indhente tilmeldinger til sin event via online tilmelding fremfor mails og Excel administration. Men husker du at indtænke hvad en online tilmelding skal kunne? Hvilke slags informationer, man skal kunne indhente? HUSK at tænke formål og brugscenarier før du beslutter dig for et system.......

Hvilke informationer skal du kunne indhente via tilmeldingen?

Udover at indhente simple informationer som navn, titel, firma, vil jeg også gerne kunne indhente:

  • interessetilkendegivelse til konferencetemaer
  • tilmelding til spor
  • accept af at modtage materiale fra udstillere inden for bestemte temaer
  • samtykke til at syne på en digital deltagerliste (evt. via app) 

Jeg ønsker at deltagerne skal kunne:

  • tilmelde flere på én gang
  • afmelde sig
  • komme på venteliste
  • tilmelde sig på selve dagen 

Jeg tager betaling for mit event, og ønsker:

  • at kunne oprette forskellige billettyper
  • at give early bird rabatter
  • at kunne give specielle rabatter til samarbejdspartnere mfl. 

Jeg vil gerne fremme mødet mellem deltagerne via matchmaking:

  • Det skal være let for deltagerne at oprette matchprofil via tilmelding
  • Deltagerne skal kunne matches op digitalt baseret på fælles interesser og få en matchplan inden de møder til selve eventen 

Event App

Og hvad med "event app"("Kursus app", "konference app", "messe app"). Du har hel sikkert en idé om hvad en "event app" er, og hvad den kan, men der er forskel - så inden du enten straks går i gang med at bruge en app eller straks afviser sådan en, husker du så nedenstående:

Hvad er dit formål med at bruge en event app? Og hvad skal den kunne?

Jeg vil gerne tilbyde deltagerne let adgang til program og information - og jeg vil gerne kunne redigere på en let måde

  • Jeg skal derfor kunne præsentere informationen, som giver mening for vores event, fx program, praktisk information, præsentation af oplægsholdere mv.
  • Jeg skal kunne redigere i indholdet, og rettelserne skal straks slås igennem

Jeg skal kunne sende beskeder til deltagerne på en nem måde

  • Jeg vil udsende beskeder til deltagerne, som email og push-beskeder eller sms. Jeg skal kunne time mine beskeder.

 Jeg vil gerne øge deltagerinvolveringen via:

  • "stil spørgsmål til oplægsholdere"
  • "afstemning"
  • "Quiz"

Jeg skal tilbyde mine udstillere øget synlighed/branding, samt give dem mulighed for at få styr på deres leads

Jeg skal kunne præsentere udstillerne via:

  • digitale annoncer
  • banner-annoncer
  • henvisning til standplan
  • jeg skal tilbyde dem at kunne scanne messegæsternes kontaktinformationer

Hvem, hvad, hvorfor?

Se blogindlæg

Fordele på konferencer

Se fordele

EventApp funktioner

Se funktioner