ConferenceCommunicator Tilmeldingssystem indeholder:

•  Online Tilmelding med skræddersyning af din formular
•  Generering af deltagerlister og navneskilte, samt onsite print  
•  Bordplanlægning (seating) og teaminddeling 
•  Scanning af deltagere ved ankomst og eventuelt spor 
•  Betalingsmodul: Faktura, EAN og kreditkort 
   

Hvad opnår du med ConferenceCommunicator Tilmeldingssystem?

Fleksibelt online tilmelding

ConferenceCommunicator Tilmeldingssystem er et fleksibelt online tilmeldingssystem, hvor du skræddersyr tilmeldingen til at indhente præcis de deltagerinformationer, som du har behov for. Du indhenter tilmelding til din event og eventuelt tilmelding til aftenens middag og tilmelding til spor eller workshop.

Specifikke funktioner

Har du brug for specifikke funktioner tilknyttet din tilmeldingssite, så spørg os endelig, om det er noget vi kan løse. Du kan f.eks. sende invitationer ud med præ-registreringer, hvor deltagerne blot skal udfylde få informationer og klikke tilmeld. Du kan begrænse tilmelding til besemte inviterede. Du kan også tiknytte rabatkoder til betaling, samt du kan bruge dedikerede tilmeldingslinks til dine samarbejdspartnere, så I alle kan spore hvor tilmeldingerne kommer fra.

Komplet overblik

Med ConferenceCommunicator Tilmeldingssystem bevarer du overblikket over dine deltagere. Du ser hvem, der er tilmeldte og afmeldte eller på venteliste. Samt du scanner deltagerne ved ankomst og ser hvem, der er ankomne og eventuelt udeblevne. Du danner dig et overblik over deltagernes valg, eksempelvis hvem, der har særlige mad – og hotelønsker.

Betalingsløsning med variable priser

Du bruger ConferenceCommunicator betalingsløsning i tilmeldingssystemet, hvis du tager betaling for din event. Du kører måske med forskellige priser som Early Bird priser eller forskellige priser for dag 1 og dag 2. Ønsker du at give særlige rabatter til dine samarbejdspartnere, bruger du funktion med rabatkode.

Styr på persondata

Som eventarrangør skal du have styr på deltagernes indtastede information. Du skal behandle deltagernes data i henhold til den europæiske persondataforordning (og den danske Databeskyttelseslov). Det kræver både et tilmeldingssystem, der lever op til de tekniske krav og en viden inden for området. Vi har begge dele.

Opsætning og udskrivning af navneskilte

Du opsætter navneskilte ud fra Systemets skabeloner eller du udformer dine egne - med lige de deltagerinformationer, du ønsker. Enten medsender du navneskiltene til deltagerne eller du benytter onsite print af navneskiltene. Når dine deltagere ankommer til selve eventen, bliver de scannet med vores app, hvorved deres navneskilt straks printes - og hvor de samtidig ankomstregistreres.

Funktioner i tilmeldingssystem - samlet oversigt

Branding af event: Sæt tilmeldingssitet op med egne farver, logo og billede.

Ubegrænset antal events: Brug tilmeldingsformularen til så mange events, du har lyst til (op til det købte antale brugere).

Skræddersyning af tilmeldingsformular: Sæt løsningen op til at indhente præcis de deltagerinformationer, der er relevante for din event.

Flere forskellige formularer pr. event: Skræddersy forskellige tilmeldingsformularer til din event, som en til deltagere og en til udstillere.

Informationstype: Indhent basisinformationer som navn, titel, firma, email og eventuelt mere specifik information som branche og interesse for bestemte konferenceemner.

Svarmuligheder: Indhent deltagerinformation via tekstfelter, afkrydsning, drop-down eller radio button.

Præferencer: Indsaml deltagernes præferencer for hotel, mad og transport.

Tilmelding af spor: Indhent tilmelding af spor eller workshop med det samme eller senere.

Offentlig deltagerliste: Indhent tilladelse, via aktivt samtykke, til at deltagerne syner på en deltagerliste, eksempelvis i event-app´en. 

Invitation: Invitér kendte deltagere ved at udsende e-mail fra systemet med tilmeldingslink, hvor deres basisinformationer er udfyldte. De kan eventuelt udfylde flere felter eller straks klikke Tilmeld. Du kan hermed begrænse tilmelding til bestemte inviterede.

Navneskilt: Opsæt navneskilt i et af systemets skabeloner - eller udform din egen skabelon - med lige de deltagerinformationer, som du ønsker på navneskiltene, inklusiv logo og eventuelt QR-kode. Du kan enten medsende navneskiltene i tilmeldingsbekræftelsen, eller udsende via beskedsystemet senere, hvis deltagerne selv skal medbringe navenskiltene. Eller du kan benytte onsite print af navneskiltene: 

Onsite print af navneskilte: Brug onsite print af navneskilte, hvor navenskiltene først udskrives, når deltagerne ankommer. Scan deltagernes unikke QR kode ved ankomst og udskriv navneskiltene med det samme (leje af printere hertil og køb af papir og keyhangere kan foretages via vores samarbejdspartner kongresartikler.dk).

Bordkort: Udform din egen skabelon til bordkort i lige det format, du ønsker, og med de deltagerinformationer, du ønsker. 

Tilmeldingsstatus: Bevar det fulde overblik over hvem, der er tilmeldte, på venteliste eller afmeldte via deltagerlisten i Systemet. 

Tilmelding af flere: Giv mulighed for at en deltager kan tilmelde sig selv og sine kollegaer på én gang, eller at en kollega kun tilmelder deltagere på vegne af andre. 

Bordplanlægning og teamwork: Sammensæt deltagerne til aftenens middag eller til dagens teamwork ud fra deltagerlisten. Og vis eventuelt holdene i event app´en.

Scanning af deltagere: Scan deltagernes QR-kode ved ankomst og få overblik over de ankomne. Scan eventuelt også deltagernes valg af workshop eller spor. Herved har I fuld status og overblik over jeres deltagere.

Henvisning: Giv dine samarbejdspartnere specifikke tilmeldingslinks, så du kan spore hvor dine tilmeldinger kommer fra. Du ser hermed hvem, der genererer flest deltagere.

Betalingsløsning: Sæt pris på din event, enten én pris eller flere priser på forskellige produkter.

Early Bird priser: Opsæt systemet til først at køre med Early Bird priser indtil en bestemt dato og herefter en ny pris. 

Rabatkode: Brug rabatkode, hvis du ønsker specielle priser til dine samarbejdspartnere.