Q & A for ConferenceCommunicator Event App - ofte stillede spørgsmål
Mange eventarrangører har de samme spørgsmål til vores Event App. Spørgsmål som er helt naturlige at stille som led i undersøgelsen om ConferenceCommunicator Event App kan være en løsning til deres behov.
Nedenfor opridser vi de spørgsmål og svar, som vi ofte modtager og afgiver. Måske kan du blive inspireret, og kontakt os endelig for specifikke spørgsmål til lige jeres behov (tlf.:70 230 234 eller e-mail på kontakt@attendwise.com).
1. Kan jeg få ConferenceCommunicator event app i egne farver, billeder og logo?
Du får selvfølgelig din event app i jeres egne farver og evt. fonte, samt billede og logo. Holder du flere events, som har forskellige farveudtryk, så kan du opsætte de forskellige apps i forskellige farver.
2. Hvad betyder en white label app egentlig?
En white label app er din udgave af vores event app. Du får egen branding med din event app med eget splashikon og loaderscreen, hvor deltagerne downloader jeres event app og ikke ConferenceCommunicator. Har du flere årlige events, viser du alle de aktive events i din event app, som du ønsker. Det betyder at du kan have alle de event apps kørende på samme tid, som du ønsker, hvor deltagerne tilgår dem fra din event app.
3. Kan jeg opsætte min event app lige som jeg ønsker?
Ja, selvfølgelig. Du skræddersyr din event app, som du ønsker den. Med indhold, menupunkter, funktioner, ikoner og billeder. Du viser kun det indhold, der er relevant til jeres event, og du bruger kun de funktioner, som du ønsker. Du viser f.eks. kun noter og online spørgsmål under programpunkter, hvis du synes at deltagerne skal have disse muligheder. Du danner hemed din egen app til lige dit formål med din konference, medarbejderevent, messe, kunde-leverandør event eller netværksevent.
4. Kan jeg kommunikere til forskellige målgrupper i event app´en?
Ja, du bestemmer hvilket indhold, du ønsker at kommunikere til hvem. Du viser typisk det meste af indholdet til alle, mens du evt. lukker noget indhold af til dine udstillere, oplægsholdere og personale. Det betyder at du med login kan sørge for at der er specifikke menupunkter og indhold, som kun kan ses af f.eks. dine oplægsholdere, udstillere og/eller personale.
5. Hvordan får deltagerne adgang til deres personlige program i event app´en?
Hvis du ønsker, at deltagerne skal kunne danne deres eget personlige program i event app´en, ja, så skal deltagerne blot tilføje programpunktet til deres personlige program. Du bruger typisk funktionen, når du har flere spor eller workshops i samme tidsperiode. Du kan vælge, at deltagerne kun må tagge ét programpunkt i samme session, så du undgår "dobbeltbooking".
6. Kan jeg opsætte en online evaluering via event app´en?
Ja, du kan opsætte en eller flere online evalueringer, som du gør tilgængelig i din Event App. Samt du kan sende link til online evaluering via website, hvis du hellere vil det. Du kan bede deltagerne svare på en skala mellem 1 og 5, eller 1 og 10. Samt de kan vælge mellem flere valgmuligheder via drop down menu og svare i form af tekst. Du kan tidsstyre indholdet og planlægge at evalueringen skal gøres tilgængelig straks efter afslutningen på dit event.
7. Hvordan kan jeg øge deltagerinvolvering via event app´en?
Du kan engagere og involvere deltagerne med online spørgsmål, online afstemning og ordsky live under dit event som en del af oplæg og paneldebatter. Men du kan også bruge afstemning og spørgsmål før selve eventen til tidligere involvering. Du kan bruge digital konkurrence til at nudge dine deltagere og messegæster rundt i udstillingen og messeområdet.
8. Hvornår slår mit indhold og mine ændringer igennem i event app´en?
Når du opretter indhold i event app´en, så bliver det tilgængeligt for deltagerne med det samme. Også ændringer. Medmindre at du bevidst vælger at noget af indholdet først skal vises senere, som f.eks. online evaluering. Du kan nemlig tidsstyre al indhold.
9. Hvilken slags app-statistik kan jeg se?
Du kan via administrationssystemet se, hvor mange deltagere, der har downloadet event app´en og fra hvilke devices (Android, iPhone, web). Du kan se statistik på dit indhold, som gør at du får et indblik i deltagernes interesser for dit specifikke app indhold.
Du kan se statistik på deltagernes valg af deres personlige program, som giver dig viden om, hvor mange deltagere, der har tænkt sig at deltage til de forskellige spor og workshops. Det giver dig et redskab til evt. at skifte lokaler.
10. Kan mine deltagere tilmelde sig workshops og spor direkte via event app´en?
Ja, dine deltagere kan tilmelde sig specifikke programpunkter igennem event app´en. Typisk bruger du dette, hvis du ønsker en "rigtig" tilmelding til spor eller workshop. Du kan tildele maks antal pladser til hvert programpunkt, og når pladserne er optaget, kan deltagerne ikke tilmelde sig programpunktet.
Deltagerne kan herefter let tilføje det tilmeldte programpunkt til deres personlige program i event app´en. Hvis deltagerne skal tilmelde sig spor eller workshop via tilmeldingssystemet (og ikke via app´en), så kan deltagerne også i dette tilfælde let tilføje deres tilmeldte programpunkt via tilmeldingssystemet til deres personlige program i event app´en.
11. Hvilke slags beskeder kan jeg udsende i forbindelse med brug af min event app?
Du kan både udsende e-mailbeskeder, push-beskeder og sms-beskeder. Sidstnævnte afhænger, at du tilkøber sms-beskeder hos vores samarbejdspartner af disse sms´er. Du kan udsende beskederne med det samme, når du har skrevet dem, eller du kan planlægge og tidstyre beskederne til at udkomme på et bestemt tidspunkt.
12. Kan jeg fremvise alle mine udsendte push-beskeder et sted i app´en?
Du kan samle vsiningen af alle dine push-beskeder et sted i event app´en. For selvom push-beskederne løbende popper op på deltagernes skærm, når du vælger at udsende dem, så er der risiko for at nogle af deltagerne misser beskederne. Derfor kan du benytte et menupunkt i app´en, som sørger for at vise alle push-beskederne, som du har udsendt.
13. Gider deltagerne (virkelig) at downloade en event app?
Ja, det gider de fleste deltagere godt. Nogle arrangører har downloads mellem 80-90%. Men du skal selvfølgelig sørge for at værditilbuddet til dem er tydeligt, hvor du fortæller hvad, de får ud af at downloade din event app.
14. Hvad betyder det at event app´en er platformsuafhængig?
Vi tilbyder at dine deltagere og udstillere kan downloade ConferenceCommunicator Event App til både Android og iPhone - smartphone som tablet. Samt indholdet kan vises som mobilsite. Det betyder, at du kan målrette så mange deltagere som muligt med jeres kommunikation via en event app.
15. Kan jeg opsætte og bruge flere event apps på et år?
Du vælger om du bruger ConferenceCommunicator Event App til et eller flere events på et år. Prisen afhænger af samlede deltagerantal (i intervaller) på et år. Det betyder, at du selv bestemmer hvor mange events, du ønsker at bruge en event app til. Hvis du f.eks. har købt adgang til 1000 deltagere, så kan du eksempelvis holde et event med 1000 deltagere, eller to events med 500 hver, eller 10 events med 100 deltagere hver.
16. Kan jeg skabe en app skabelon og kopiere indholdet fra en event app til en anden?
Ja, du kan selvfølgelig kopiere og redigere i dine events app til nem opsætning. Du opretter typisk din første event app ud fra systemets app skabelon. Herefter kopierer du din egen app skabelon til næste event. Uanset om du bruger en event app en gang årligt, eller om du bruger flere event apps på et år.
17. Kan jeg oprette mit program i et Excel ark og importere til administrationssystemet?
Du kan oprette dit program i vores Excel skabelon for app-programmet. Det er særligt en fordel, for dig, der har et omfattende program. Du opretter både selve programpunkterne, tidspunkter, sted, temaer og oplægsholdere.
Du importerer herefter programmet i administrationssystemet, og du kan selvfølgelig løbende importere påny, når du har nyt eller ændringer. Men har du et mere enkelt program, kan det være lige så let for dig, at oprette programmet direkte i app´en via administrationssystemet.
18. Kan jeg også vise app-indholdet på engelsk og kan jeg både vise en dansk og en engelsksproget app?
Du kan vælge, om du ønsker at vise dit app indhold på dansk eller engelsk eller begge dele. Du fortæller blot systemet, hvilket sprog det skal være på, og så slår sproget igennem med menuknapper og systemtekster på det valgte sprog. Du skal naturligvis oprette selve indholdet på det sprog, du ønsker.
Hvis du ønsker at vise app indholdet på begge sprog, ja, så opretter du to apps på hver sit sprog, og så kan du faktisk henvise fra den ene app til den anden via det, vi kalder sprogversionering.
19. Hvordan hænger Event App´en sammen med andre ConferenceCommunicator moduler?
Når du bruger ConferenceCommunicator Tilmeldingssystem for at indhente tilmeldinger til dit event, kan du vælge om du vil vise deltagerlisten i event app´en. Det samme gælder for oplægsholdere og udstillere. Du udvælger præcis de persondata, du ønsker at fremvise på deltagerlisterne, som stemmer overens med jeres datapolitik.
Hvis du bruger ConferenceCommunicator MødeBooking eller MatchMaking, hvorigennem messegæsterne kan booke møder med udstillerne eller alle deltagere kan deltage i matchmaking og booke møder med hinanden, ja, så kan de booke møderne direkte via event app´en. Samt de kan se deres mødeplaner deri.
Hvis du bruger TaskCommunicator til at automatisere indhentningen af informationer og kontaktdata fra udstiller og/eller oplægsholdere, ja så kan du automatisk overføre de afleverede data til event app´en.
20. Hvordan sikrer jeg mig, at jeg overholder GDPR i forbindelse med brug af event app´en?
Du skal både være opmærksom på de procesmæssige og de tekniske foranstaltninger, når vi taler GDPR og persondata. Vi har naturligvis foretaget de tekniske foranstaltninger, der skal til, som kryptering af email og af kommunikation via chat-beskeder. Du kan også med fordel sætte vores eventsystem op til at slette deltagerdata efter en vis dato, som du vælger.
Vi anbefaler, at du kun viser deltagerlisten i app´en, hvis du aktivt har bedt deltagerne om deres accept hertil. Enten via ConferenceCommunicator Tilmeldingssystem eller via et andet system. Vi anbefaler også, at du kun viser nogle af kontaktdataene i listen.
Vi har som databehandler og I som dataansvarlig underskrevet en databehandlerkontrakt, som lever op til GDPR og Databeskyttelsesforordningen.
