Spar tid med automatisering af indhentning af information og materiale fra udstillere og oplægsholdere med TaskCommunicator

Som eventarrangør ved du, at din tid oftest er en mangelfuld vare. Det tager nemlig tid at planlægge og håndtere et godt event med mange opgaver. Både de spændende og de mindre spændende opgaver. Hvad nu hvis du med et eventsystem kan reducere tiden kraftigt på de tidskrævende og rutinemæssige opgaver - som indhentning af information og materiale fra dine oplægsholdere og udstillere. Ville det ikke give dig mere tid til de sjove og virkelige værdifulde opgaver?

Som et centralt modul i ConferenceCommunicator Eventsystem automatiserer TaskCommunicator indhentningen af information og materiale fra såvels oplægsholdere som udstillere. Med TaskCommunicator erstatter du simpelthen den endeløse e-mail kommunikation samt manuel håndtering af information og materiale som logo, billede, tekstannonce, firmabeskrivelse, abstracts og eventuelt programindhold med mere.

Du definerer den information, der skal afleveres og med tilhørende deadlines. Oplægsholderne og udstillerne leverer deres information og materiale direkte op i systemet. I har alle det fulde overblik over hvad, der er afleveret og hvad, der mangler. Og du kan zippe informationen og sende videre til grafiker og kollegaer. Samt megen af information overføres automatisk til andre ConferenceCommunicator moduler som Event Website og Event App. Du kan også bruge TaskCommunicator til at automatisere udstillernes bestilling af standpladser. Det vil spare dig tid!

TaskCommunicator indeholder:

  • Fleksibel oprettelse af opgaver
  • Indhentning af materiale
  • Bestilling af standpladser
  • Tilknytning af ansvarspersoner
  • Tilknytning af deadlines og rykker
  • Verificering af annoncetekst og logo
  • Overblik over afleveret materiale
  • Nem videreførsel af materiale

Med TaskCommunicator opnår du - kort og godt:

Erstat de manuelle processer med automatisering
I dag indhenter du (højst sandsynlig) information og materiale fra dine oplægsholdere og udstillere via e-mail kommunikation frem og tilbage, samt holder styr på deadlines og relevant information i Excel arks eller lignende. Denne form for håndtering tager en del unødig tid. Hent det i stedet via TaskCommunicator, hvorigennem du automatiserer processen.

Fleksibelt processtyringsværktøj med fuldt overblik
Du opretter opgaver og processer i TaskCommunicator, der passer til netop din event. Du tilknytter ansvarspersoner og deadlines. Du bevarer overblikket over al materiale, både med hensyn til den enkelte oplægsholder og udstiller - og dem alle. Du ser eksempelvis hvem, der har afleveret og hvem, der mangler at aflevere annoncetekst, billede, logo med videre.

Nem adgang for dine oplægsholdere og udstillere
Oplægsholderne og udstillerne får specifik adgang til TaskCommunicator og afleverer materialet direkte gennem systemet. Systemet verificerer materialet, både med hensyn til længde på annoncetekst samt billedformat. Oplægsholderne og udstillerne kan løbende se, hvad de skal aflevere og om det fremsendte materiale er godkendt. Udstiller dine udstillere hos dig igen året efter, har de nem adgang til det tidligere materiale, og skal bare tjekke om de skal ændre noget.

Bestilling af standplads
Udover at udstillerne afleverer logo og annoncetekst via TaskCommunicator, ja så kan du også lade dem bestille stand via Systemet. Du opretter specifikationer som standpladser og priser på din standplan. Udstillerne kan se de forskellige specifikationer ved mouse-over funktion på standplanen, og kan ved et klik bestille deres standpladser. 

Synergi med ConferenceCommunicator Event Website og EventApp og UdstillerBooking
Bruger du ConferenceCommunicator Event Webiste, Event App og/eller UdstillerBooking udnytter du det fulde potentiale. Du automatiserer overførslen af information og materiale fra dine oplægsholdere og udstillere, som præsenteres på din Event Website, Event App og/eller UdstillerBooking. Herved lader du oplægsholderne og udstillerne selv gøre arbejdet og du sparer tid.