Er du en af dem, der gaber, når du hører om ”digitalisering af arbejdsprocesser” eller ”erstatning af manuelle arbejdsprocesser med digitale værktøjer”? Selvom det nok ikke lyder specielt sexet, er der et kæmpe potentiale i, at du som eventplanlægger sparer tid ved netop at digitalisere dine arbejdsprocesser (dér hvor det giver mening).

Som eventplanlægger har du temmelig mange bolde i luften på én gang, og det er formentlig noget du godt kan lide – at have et alsidigt job, hvor du både skal planlægge programmet, sørge for sted og forplejning, markedsføre din konference eller messe, indhente materiale fra udstillerne og tusinde andre opgaver. Men kunne det ikke være fedt, hvis du kan digitalisere dine arbejdsprocesser i sådan en grad, at der virkelig er tid at spare? Så du kan erstatte de kedelige manuelle opgaver med en mere automatiseret metode, der frigør tid til de mere kreative aspekter af planlægningen…

Kortlæg dine arbejdsopgaver og digitalisér dine processer

Der er en hel del opgaver i forbindelse med planlægning, afholdelse og opfølgning af din event, du med fordel kan digitalisere. Jeg vil anbefale, at du starter med at kortlægge dine arbejdsopgaver for derefter at dykke ned i hvad, der kan digitaliseres og med hvilke tekniske midler. Du kan eventuelt dele dine opgaver ind i før, under og efter.

Før eventen:

Opgaver, der typisk involverer Google, emails, sociale medier mv.:

• Brainstorm på emner og planlæg programmet
• Fordel opgaverne til dig og dine kollegaer
• Find oplægsholdere og sponsorer
• Find et passende sted for afholdelse
• Lav PR og inviter pressen
• Bestil forplejning
• Book hoteller til deltagere og oplægsholdere
• Bestil merchandise

Forslag:

Brainstorm på emner sammen med dine kollegaer/arbejdsgruppe og brug evt. et af de mange online mindmaps. Fordel opgaverne og brug en online løsning til styring af opgaver. Find oplægsholdere, hoteller, forplejning og steder via google søgning, opslag på LinkedIn, emails til relevante kontakter samt brug online medier til at søge konferencesteder og hoteller – og kontakt eventuelt også forskellige foredragsbureauer og konference-bureauer, som har databaser af oplægsholdere og konferencesteder.

Opgaver, der kan tilknyttes event platform, online tilmelding, event app mv..:

• Markedsfør eventen via hjemmeside, event app og sociale medier
• Indhent tilmeldinger fra deltagere og udstillere og generer navneskilte og billetter
• Kommunikér løbende med deltagere, udstillere og oplægsholdere
• Indhent bestillinger af stande og messemateriale som annoncetekst og logo fra udstillere
• Indhent abstracts fra oplægsholdere

Forslag:

Undersøg markedet for tekniske løsninger til at markedsføre din event via en event website og indhentning af tilmeldinger samt generering af navneskilte via et online tilmeldingssystem. Kommuniker med deltagere og udstillere via en event app og et beskedsystem. Automatisér bestilling af stande og indhentning af materiale fra udstillerne. Kortlæg alle de tekniske hjælpemidler, du mener at have brug for samt lad dig inspirere af hvad andre bruger og hvad, der findes. Og se hvorvidt du kan nøjes med ét eller højst to systemer, så du ikke har 117 forskellige tekniske løsninger. For i så fald, er du lige vidt.

1. NB. Det du måske har særlig tendens til at glemme er at udnytte teknik til at automatisere indhentning af materiale fra udstillerne. I dag er der mange, der stadig indhenter bestilling af stande, annoncetekst og logo via emails frem og tilbage. Og her er der virkelig meget tid at spare, hvis du bruger en digital løsning, hvorigennem udstillerne selv uploader deres materiale, og endda kan genbruge og redigere året efter. Samt et system, der gør det let for dig at levere logofiler mv. til din grafiker. Du kan også bruge sådan et system til indhentning af abstracts og andet materiale fra dine oplægsholdere. 

Under og efter eventen:

Opgaver, der kan tilknyttes event platform, online tilmelding, event app mv..:

• Bibehold overblikket over arbejdsopgaverne
• Tag imod oplægsholdere og registrér deltagere og udstillere
• Kommunikér løbende med deltagere, udstillere og oplægsholdere
• Indhent evalueringer fra deltagere og udstillere
• Lav statistik og minianalyse på deltagerne

Forslag:

Brug en digital opgave – og tjekliste, som du kan have med dig via din smartphone. Brug en teknisk løsning til at registrere ankomst af deltagerne og udstillerne – som naturligvis hænger sammen med din online tilmelding til at give dig det fulde overblik over tilmeldte, afmeldte og ankomne eller udeblivende. Brug event app´en til at holde deltagerne og udstillerne løbende informeret og udsend push-beskeder til information om nyt. Brug en online evaluering, hvor du let kan eksportere data, og gør dig det klart hvor ligetil eller avanceret evalueringen skal være før du vælger typen. Udtræk statistik på deltagerdata samt interesseområde, som både kan komme fra tilmeldingerne samt fra deltagernes brug af event app. 

Sammenfatning:
Kortlæg dine arbejdsopgaver og tænk på hvordan du kan nøjes med ét eller højst to tekniske systemer til dine opgaver som markedsføring, kommunikation og indhentning af materiale. Og gør hvad du kan for at minimere belastningen i din mail indbakke ved at bruge et teknisk system til indhentning af materiale fra udstillerne samt til kommunikation med deltagere og oplægsholdere.