Udnyt dine eventdata – og få konkret viden om deltagerrejsen

Når du bruger et tilmeldings- og eventsystem, indsamler du løbende data om dine deltagere og deres vej gennem arrangementet.

  • Hvem har tilmeldt sig?
  • Hvilke arrangementer og events har de deltaget i?
  • Hvilke workshops eller aktiviteter har de valgt?

Med andre ord: Hvad interesserer de sig for? Og deltog de egentlig – og hvad fortæller de i evalueringen bagefter?

Tilsammen kan de data give dig konkret viden om deltagerrejsen og hjælpe dig med at forstå, hvad der interesserer og engagerer dine deltagere.

Det er naturligvis nyttig viden, som du med fordel kan overføre til dit CRM- eller medlemssystem, så den bliver en del af den samlede viden om dine kunder, medlemmer eller andre kontakter.

Et CRM-system og et tilmeldingssystem er bygget til forskellige ting

Når eventdata alligevel skal over i dit CRM- eller medlemssystem, kan det selvfølgelig være nærliggende at spørge: Hvorfor ikke bare håndtere selve tilmeldingen dér?

For nogle arrangører kan det også være en fin løsning. Mange CRM-systemer giver mulighed for at modtage tilmeldinger til arrangementer. Men der er forskel på at kunne modtage en tilmelding og på at have et tilmeldingssystem, der er udviklet specifikt til hele processen omkring et arrangement – før, under og efter.

Et tilmeldings- og eventsystem håndterer selvfølgelig selve tilmeldingen, men også alt det, der følger med:

  • tilmeldingsbekræftelser
  • ændringer og afbud
  • ventelister
  • workshops
  • deltagerkommunikation
  • deltagerlister
  • ankomstregistrering
  • navneskilte
  • evaluering
  • mv.

Afholder du kun helt simple arrangementer, kan tilmelding via dit CRM-system måske være helt tilstrækkeligt. Men har du mange arrangementer, flere administratorer eller behov for mere funktionalitet, automatisering og kommunikation omkring dine arrangementer, kan et tilmeldings- og eventsystem gøre administrationen væsentligt lettere.

Og det er netop her, integration mellem systemerne giver mening. Du kan bruge tilmeldings- og eventsystemet til det, det er udviklet til, og CRM- eller medlemssystemet til det, det er bedst til – samtidig med at de relevante data udveksles mellem systemerne.

Hvilke eventdata giver det mening at overføre?

Data fra dine arrangementer og events kan både give dig viden om nye deltagere og føje ny viden til de kunder, medlemmer eller andre kontakter, du allerede kender.

Hvilke arrangementer har de deltaget i? Hvilke workshops, oplæg eller aktiviteter valgte de – og hvad fortæller det om deres interesser?

Det er netop den type eventdata, der kan tilføre værdifuld viden til dit CRM- eller medlemssystem.

For en medlemsorganisation kan deltagelse i bestemte arrangementer og valg af aktiviteter eksempelvis fortælle noget om, hvilke emner det enkelte medlem interesserer sig for.

For en virksomhed kan deltagelse i et webinar, en konference eller et kundearrangement være relevant viden i den videre dialog med kunden.

Det kan også være relevant at overføre, om en tilmeldt deltager rent faktisk deltog, og eventuelt relevante svar fra evalueringen efter arrangementet.

Hvilke data der giver mening at overføre, afhænger selvfølgelig af dine arrangementer og events, og hvordan du gerne vil bruge den nye viden efterfølgende.

Skal du håndtere tilmeldinger i dit CRM-system eller i et dedikeret tilmeldingssystem?

Der er ikke nødvendigvis ét svar, der passer til alle. Hvis du overvejer, om tilmeldingerne skal håndteres direkte i dit CRM-system, eller om du har brug for et dedikeret tilmeldings- og eventsystem, kan du blandt andet se på:

  • Hvor mange arrangementer afholder du i løbet af året – og hvor forskellige er de?
  • Hvor mange kollegaer skal kunne oprette og administrere arrangementer?
  • Har deltagerne behov for at kunne vælge mellem eksempelvis workshops, aktiviteter eller forskellige billettyper?
  • Skal systemet håndtere ventelister, ændringer og afbud?
  • Hvor meget kommunikation sender du til deltagerne før, under og efter arrangementet?
  • Har du brug for funktioner som ankomstregistrering, navneskilte, evaluering, mødebooking eller matchmaking?
  • Hvor meget af administrationen vil du gerne kunne automatisere?
  • Hvilke eventdata vil du gerne have med videre til dit CRM- eller medlemssystem?

Jo enklere dine arrangementer og arbejdsgange er, desto større er sandsynligheden for, at funktionerne i dit CRM-system er tilstrækkelige.

Har du derimod mange arrangementer, flere administratorer eller behov for mere funktionalitet, automatisering og kommunikation omkring dine arrangementer, kan et dedikeret tilmeldings- og eventsystem være værd at overveje.

Med integration mellem systemerne kan du samtidig stadig få de relevante eventdata med videre til dit CRM- eller medlemssystem.