DANSK IT automatiserer bestilling af standpladser og indhentning af materiale til OffDig 2020 og andre konferencer 

DANSK IT, interesse- og medlemsorganisation for it-brugere og it professionelle, står bag en række konferencer, som bringer IT på banen. Heriblandt den årlige tilbagevendende digitaliseringskonference for det offentlige: OffDig, som næste gang afholdes d. 18.-19. marts 2020 i Musikhuset Aarhus. Med sine 1600 deltagere og næsten 60 udstillere er det den største danske konference, der stiller skarpt på digitaliseringen af den offentlige sektor. Konferencen, som er en blanding af faglige oplæg, netværk og udstilling, henvender sig til alle, der beskæftiger sig med offentlig digitalisering som regioner, kommuner, statslige og offentlige institutioner, uddannelsesinstitutioner, leverandører og konsulenthuse.
 

Bestilling af standpladser til OffDig 2020 forløb gnidningsfrit med TaskCommunicator

DANSK IT ønskede at gøre bestilling af standpladser lettere for såvel udstillere som dem selv. Der er stor rift af standpladserne til deres konferencer og messer, og hidtil har denne bestilling været håndholdt, hvor udstillerne har ringet ind og bestilt efter først til mølle. Med TaskCommunicator, som er et modul i ConferenceCommunicator, bestiller udstillerne standpladser via systemet, og kan se standstørrelse og andre specifikationer samt pris. Når en udstiller har bestilt pladsen, bliver den straks markeret som udsolgt, og det fremgår af standplanen, hvem der udstiller på hvilke pladser. Til den første konference, hvor TaskCommunicator blev taget i brug, gik bestillingen af standpladser gnidningsfrit. Inden for de første 10 minutter var størstedelen af standene booket.

Indhentning af udstillerinformation som stamdata og annoncetekst er lettere end hidtil 

DANSK IT bruger også TaskCommunicator til at indhente udstillerinformation som stamdata, logo og annoncetekst. Herved automatiserer de processen med indhentning af materiale, og holder styr på hvem, der har afleveret hvad, og hvad der mangler. De kan udsende remindere til udstillerne, og udstillerne har det fulde overblik over hvad de har afleveret og hvad de eventuelt mangler. Til året efter, skal de blot ind og godkende genbrug af materiale fra sidste år eller redigere og lægge nyt op.

Hvorfor bruger DANSK IT TaskCommunicator til OffDig og andre konferencer?

”Vi bruger TaskCommunicator til at gøre bestilling af standplads og indhentningen af materiale fra vores udstillere lettere, både for dem og for os. Vi ønskede at automatisere processen fremfor at håndtere de hidtil uendelige emails frem og tilbage. Det der var det springende punkt for os, var om udstillerne også kunne bestille standplads igennem systemet. Da det virkelig ville gøre det meget lettere at håndtere den store rift, der er om standpladserne til vores konferencer, når bestillingen går i gang. Og SortKaffe modtog denne idé fra os med åbenhed, og vi udviklede sammen den nye feature til systemet. Til den første konference, hvor vi tog TaskCommunicator i brug gik det super godt med bestillingen af standpladser. Vi er meget tilfredse med resultatet og planlægger også at bruge TaskCommunicator til at indhente materiale og præsentationer fra vores mange talere.

SortKaffe har været enormt gode til at læse og imødekomme vores behov og har været meget hjælpsomme gennem hele forløbet”, siger Projektleder Camilla Lerbech Dworsky fra DANSK IT.