Kvikguide: 7 gode råd til planlægning og markedsføring af events i 2021

Skal vi ikke bare gøre som på billedet? Slå en stor tyk streg over 2020 og se fremad i 2021? Det er der nok mange, der gerne vil - og særligt eventarrangører. For vi kan da vidst roligt sige, at 2020 blev et år, hvor intet var som det plejede. Som eventarrangør skulle du både sætte dine planlagte events på stand by og tænke ud ad boksen. Måske fik du afprøvet kræfter med afholdelse af online events og webinarer?

 

7 gode råd til planlægning og markedsføring af events - fra 7 forskellige aktører

Nu har vi taget hul på 2021, som i høj grad stadig er præget af usikkerhed og nedlukning. Så måske er det netop nu, at du planlægger dine events fremadrettet - med forskellige tips og værktøjer til hjælp. Og hvis du kun kunne få 7 gode råd til eventplanlægning og markedsføring af events i 2021 - hvilke 7 råd ville det så være? Det har vi hos SortKaffe, sammen med 6 andre aktører inden for eventbranchen & kommunikation, nogle bud på.

Vi samler disse bud her i en slags kvikuide med henvisning til selvstændige indlæg om hvert emne:

Tip nr.1 omhandler resultaterne fra Mødebarometeret 2020 fra Kursuslex v/Direktør Olina Jægergaard.

1. Hvad er forventningerne for 2021 ifølge møde & eventplanlæggere?

Det er måske ikke helt dumt at vide, hvad andre møde - og eventplanlæggere forventer af 2021. Så kan du jo sammenligne, om du mener lige så, eller om der er ting, du ikke har overvejet, som de har. Kursuslex har traditionsrigt stukket en finger i jorden hvert år og spurgt møde - og eventplanlæggere om deres forventninger til det kommende års planlægning og afvikling af events i deres analyse kaldet Mødebarometeret.  

Og i Mødebarometeret fra december 2020 blev der naturligvis spurgt særligt ind til forventninger til 2021 med Corona pandemien i baghovedet. Herunder forventninger om afholdelse af henholdsvis fysiske og virtuelle møder&events. Og hvornår og hvor mange. Samt hvilke krav og forventninger arrangørene har til hotel - og konferencestederne.

Svarene viste bl.a. at arrangørerne forventer at holde fysiske events i starten af Q2 og endnu mere i Q3 og Q4. Men der er også rigtig mange, der forudser at de holder hybride møder og events. Og stiller derfor krav til, at de professionelle konferencesteder har udstyr, der understøtter online møder og events.

Læs Mødebarometeret, hvis du nysgerrig på hele analysen, som er meget hurtig og nem og overskue, så kan du blive klogere på forventningerne til: 

  • Budgetter
  • Mødeformer (fysiske vs. digitale og hybride)
  • Kriterier for valg af konferencested
  • Restriktioner – myndighedernes og egne 

Læs Mødebarometeret

 

Tip nr.2 omhandler Eventstrategi og planlægning v/Anne Dalgaard, Ejer, EventAnne 

2. Sådan skaber du en eventstrategi 

Før du kan udforme en plan med dine events, er det en rigtig god idé at udforme en eventstrategi. Men det er de færreste, der starter med at udforme og nedfælde en egentlig eventstrategi, kan du læse i Anne Dalgaard's blogindlæg: Sådan skaber du en eventstrategi. Her fremhæver hun vigtigheden af, at udforme en eventstrategi med fokus på formål og udbytte med sin event. Samt at en eventstrategi selvfølgelig skal hænge sammen med virksomhedens/organisationens strategi. 

Anne fremhæver oplevelsesdesign som et vigtigt redskab i planlægning af eventen i forhold til strategien og formålet. Med fokus på at øge deltagerinvolvering og skabe gode oplevelser for deltagerne, så de bedre kan huske ”og forstå” indholdet og meningen med eventen. Om det er faglige konferencer eller interne strategiske medarbejderevents.

Læs Anne´s blogindlæg, hvis du ønsker nogle meget konkrete tips til, hvordan du kan skabe en eventstrategi via hendes model med punkterne:

  • Eventstrategi
  • Formål
  • Oplevelse
  • Indlevelse
  • Adfærdsændring
  • Virksomhedsstrategi

Læs Anne´s blogindlæg

 

Tip nr.3 omhandler bæredygtige events v/Anne Dorthe Groskopf, Partner og Marketing Manager hos Kongresartikler.dk

3. Symbolsk bæredygtighed eller ægte bæredygtighed?

Der er ingen tvivl om at bæredygtighed i eventbranchen er kommet i baggrunden i "corona-tiden". Men bæredygtighed er bestemt super vigtigt - og ikke glemt! Bæredygtighed er mange ting, og det kan være en jungle at navigere imellem de mange tilbud og lovende ord, som tit gemmer sig bag ordet ’bæredygtighed’. Sådan siger Anne Dorthe Groskopf, Partner og Marketing Manager hos Kongresartikler.dk, som står bag artiklen: Symbolsk bæredygtighed eller ægte bæredygtighed?

Heri får du nyttige input til, hvad du skal kigge efter, hvis du ikke kun vil være symbolsk bæredygtig, men hvis du faktisk går efter den ægte vare og gerne vil være "rigtig" bæredygtig. Med det menes der, at ting der virker bæredygtige ikke er det på lang sigt. Og omvendt, ting der ikke umiddelbart klassificeres som bæredygtige faktisk er det. 

Bæredygtighed er nemlig mange ting - ikke kun om det er bæredygtige materialer, men også med hensyn til kvalitet og levetid. Og hvordan og hvor produktet er produceret. Der er flere elementer af klima og bæredygtighed, du som arrangør kan tænke på - og dykke ned i. Specielt disse 5 elementer:

  • Genbrug
  • Lokal produktion
  • Kvalitet
  • Affaldssortering
  • Fornybare ressourcer

Læs Anne Dorthe´s blogindlæg, hvis du er interesseret i nogle meget konkrete råd og overvejelser i forhold til bæredygtighed og events.

Læs Anne Dorthe´s blogindlæg

 

Tip nr. 4 omhandler de Fysiske rammer omkring dit arrangement v/Yvonne Hoé, Salgsansvarlig, konferenceafdelingen, FÆNGSLET

4. Derfor er den fysiske ramme om dit arrangement også vigtigt

Corona pandemien har om nogen gjort os opmærksomme på behovet for at mødes fysisk med andre mennesker. For vi er sociale dyr. Og det gælder også, når vi taler om møder og events. For selvom mange har erfaret, at man godt kan holde online møder og events, så er det jo bare ikke det samme.

Som Yvonne Hoé, Salgsansvarlig i konferenceafdelingen fra FÆNGSLET skriver i artiklen: Den fysiske ramme om dit arrangement, hvorfor er den (også) vigtig?, er der ingen tvivl om, at der stadig vil være et marked for de fysiske møder og måske endda endnu mere.

For er der noget som Corona tiden har lært os, så er det at være mere bevidst om, hvornår man "skal" holde fysiske arrangementer, og hvornår det er hel fint at holde online møder. Fysiske møder og events er særlige eftertragtede, når agendaen er afhængig af netværk, kommunikation og deltagerinvolvering. 

Betyder de fysiske rammer  og lokation noget for deltagernes oplevelse? Ja, det gør de, siger Yvonne - som så mange andre. For de rigtige rammer kan være med til at skabe den oplevelse, engagement og læring, man ønsker. Yvonne kommer ind på eksempler på kriterier, du med fordel kan overveje til dit næste fysiske arrangement, som:

 

  • Find et sted med naturen som omdrejningspunkt
  • Find historisek steder som slotte, muséer og et gammelt fængsel
  • Find rå haller, hvis I har behov for at udnytte de rå og store rammer

Læs mere om rammernes betydning for dit arrangement i Yvonnes fulde blogindlæg...

Læs Yvonne's indlæg

 

Tip nr. 5 omhandler fordele og ulemper ved hybride events v/Jeannette Eis, partner hos Sortkaffe/ConferenceCommunicator

5. Overvej nøje fordele og ulemper ved hybride events

De fysiske events kommer snart tilbage! Ingen tvivl. Og dem glæder vi os til. Men mon ikke at hybride events får en central plads for fremtidens events? Det er der mange, der tror, inklusive undertegnede (Jeannette). Men hybride events er da ikke helt uden udfordringer. Men de har naturligvis potentiale og fordele. Det skriver jeg om i blogindlægget: Hvad er fordele og ulemper ved hybride events.

Den klare fordel for dig som arrangør er, at du har mulighed for at få endnu flere deltagere til din event. Og den klare fordel for dine deltagere er, at de kan vælge, om de ønsker at deltage fysisk eller virtuelt. Men udfordringen ved at holde hybride events er klart, at det kræver mere af dig som arrangør. Nu skal du både tage dig af de fysiske og de virtuelle deltagere. Og det kræver to settings - et fysisk og et virtuelt.

Så inden du kaster dig over dit næste event, så overvej fordele og ulemper ved at holde et hybridt event. Og der er lidt hjælp at hente i min (Jeannette´s) artikel: "Hvad er fordele og ulemper ved hybride events?" med beskrivelse af fordele og ulemper, samt en kort tjekliste med 5 overvejelser ved planlægning af hybride events. Læs her...

 

  • Hvilke fordele har hybride events?
  • Hvilke ulemper og udfordringer har hybride events?
  • HVordan kan du indtænke fællesskab for hhv. fysiske og virtuelle deltagere?
  • Hvilke forskelle for de fysiske og virtuelle deltagere skal du være opmærksom på?

Læs Jeannette´s blogindlæg

 

Tip nr. 6 omhandler Markedsføring af events på LinkedIn v/Eva Sachse, Social selling & LinkedIn ekspert, medstifter af Social Selling Company

6. Sådan markedsfører du dine events på LinkedIn

Som arrangør af events - fysiske som virtuelle - er du oftest interesseret i at få så mange deltagere som muligt til din event. Og ramme de "rigtige" deltagere - altså din målgruppe for din event. Markedsføring af events er uden tvivl super vigtigt. Udover dit website og nyhedsbrev, kan du jo gøre opmærksom på din event via de sociale medier - herunder LinkedIn. 

LinkedIn ekspert Eva Sachse fra Social Selling Company har skrevet en artikel: Sådan markedsfører du dine events på LinkedIn, hvor hun går i dybden med de forskellige måder, som du kan markedsfører dine events på via LinkedIn. Samt præmissen for at markedsføre på LinkedIn. For som hun siger, LinkedIn er et erhvervsorienteret  socialt medie, hvis grundlæggende idé handler om at etablere netværk og dyrke professionelle relationer. Med vidensdeling og inspiration. Husk derfor ikke at være sælgende. 

Eva kommer ind på tre konkrete måder, som du kan kommunikere events på via LinkedIn:

  

  1. Markedsfør din event via et indlæg
  2. Opret din event via eventfunktionen
  3. Indryk en annonce via virksomhedssiden

Er du nysgerrig på uddybning af de meget konkrete metoder til, hvordan du kan gøre opmærksom på din event via LinkedIn, så læs Eva's blogindlæg.

Læs Eva´s blogindlæg

 

Tip nr. 7 omhandler Storytelling som led i markedsføringen v/Mathilde Forstholm, Journalist og kommunikationsrådgiver i Forstholm.com mv.

7. Sådan gør du folk forelskede med storytelling

Storytelling er et begreb, som de fleste (nok) efterhånden har hørt om. Men hvad vil det egentlig sige? Hvordan kan man bruge det i sin markedsføring og branding strategi? Og hvad kan du som eventarrangør bruge storytelling til? Det kommer Mathilde Forstholm fra Fortsholm PR & Kommunikation ind på i sin artikel: Sådan gør du folk forelskede med storytelling.

Her omtaler hun effekten af god storytelling, og hvorfor det virker så stærkt på os. Som eventarrangør kan du bruge storytelling til at promovere din næste konference. Samt bruge det som et virkefuldt element under selve konferencen. Enten hvis du selv går på scenen som taler, eller når du hyrer indlægsholdere ind. Så kan de også med fordel bruge storytelling til at fange deltagernes opmærksomhed på. 

Storytelling omhandler, hvordan du får folk til at forelske sig, så de bare må være en del af din konference. Så de ikke går glip af noget. Og hvordan du får folk til at gå hjem med den samme følelse af beruselse og glæde bagefter, så oplevelsen sidder i kroppen længe efter. Storytelling taler nemlig til vores følelser og bevæger os, som kan give en lysten til at handle.

Er du nysgerrig på dette spændende og relevante emne, så læs Mathilde´s indlæg, hvor hun bl.a. kommer ind på:

 

  • Hvad er storytelling?
  • Hvorfor bruge storytelling?
  • 5 tips til at skabe en god historie 

Læs Mathilde´s blogindlæg