Se mere her

Hvad siger vores kunder om ConferenceCommunicator eventsystem og om os som samarbejdspartner?

Hvis du er nysgerrig på, hvordan andre arrangører bruger ConferenceCommunicator eventsystem, kan du se en kort video med Direktør Olina Jægergaard fra Kursuslex, som fortæller at de er særligt glade for vores evne til at oversætte teknik til "ikke teknisk kyndige".

Samt du kan se video med Kommunikationskonsulent Taja Lindby fra Dansk Fjernvarme, som er særlige glade for den gode sparring og gode relation. De føler sig i trygge hænder. Du kan også læse om kundecasene med Kursuslex og Dansk Fjernvarme, samt se et udpluk af vores andre kundecases.

Hør hvad Direktør for Kursuslex siger om samarbejdet

Klik på videoen og læn dig tilbage i 3 minutter og hør hvad Direktør Olina Jægergaard fra Kursuslex siger om samarbejdet med os fra Attendwise.

Olina fremhæver blandt andet, at vi er gode til at gøre teknologi letforståeligt. Samt at vi lytter til deres behov og har videreudviklet på vores eventsystem til at fælles glæde.

Hør hvad Dansk Fjernvarme siger om samarbejdet

Klik på videoen og hør hvad Kommunikationskonsulent Taja Lindby fra Dansk Fjernvarme, siger om samarbejdet med os. Det tager kun 3 minutter.

Taja fremhæver særligt den gode relation og gode sparring. Samt at deres event app bliver downloadet og flittigt brugt af 93% af deltagerne.

Kursuslex inviterer og registrerer gæster og udstillere til Møde & Eventmessen samt Møde & Eventdagen

 

Kort om Møde & Eventmessen

Kursuslex har holdt Møde & Eventmessen siden 1997, og den har været en af Nordens største messer for møde- og eventplanlæggere. Messen tiltrækker hvert år ca. 200 udstillere og flere end 1000 professionelle møde - og eventplanlæggere.

Messen indeholder en omfattende udstilling med blandt andet leverandører indenfor hotel – og konferencesteder, eventbureauer, teambuilding og registreringssystemer og event apps. Messen tilbyder også gæsterne flere inspirerende foredrag fra både personer inden for faglig og personlig udvikling. Samt workshops med forskellige aktører inden for eventbranchen. Det er derfor en messe med rig mulighed for, at messegæster og udstillere får gode dialoger samt at messegæsterne inspireres med ny viden.

Kursuslex holder også en lignende, men mindre messe ”Møde & Eventdagen” i Aarhus for at give mulighed for, at deltagere fra den østlige side af Danmark kan møde de mange udstillere. Attendwise er selv udstiller til begge messer og har været det i mange år. 

 

Hvorfor bruger Kursuslex ConferenceCommunicator?

Siden 2021 har Attendwise samarbejdet med Kursuslex om at levere eventsystem til håndtering af Møde & Eventmessen i Forum, samt Møde & Eventdagen i Aarhus. Med ConferenceCommunicator indhenter Kursuslex registreringer og udskriver navneskilte onsite. Samt kommunikerer via event app´en og tilbyder udstillere at bruge MesseLead til indsamling af leads.

 

Kursuslex havde behov for en godkendelsesproces i et tilmeldingssystem

For Kursuslex er det vigtigt at de i registreringsprocessen af messegæsterne kan godkende eller pænt afvise deltagerne. Det er for at sikre at det for udstillerne er relevante messegæster, der kommer til Møde & Eventmessen.

Kursuslex håndterer godkendelsesproceduren ved at messegæsterne reserverer en plads og ikke tilmelder sig direkte. I systemet får de så en ”nul” status. Kursuslex kigger registreringerne igennem og ved godkendelse tilmelder de personen, hvorefter han/hun modtager en tilmeldingsbekræftelse. Dem, som Kursuslex afviser modtager en e-mail herom, at de desværre ikke har fået en billet.

 

ConferenceCommunicator administrationssystem giver et let overblik

I ConferenceCommunicator administrationssystem kan Kursuslex let følge med i hvem og hvor mange, der har indsendt anmodning om deltagelse, hvem de har godkendt og hvem de har afmeldt. Samt de kan via beskedsystemet udsende fælles e-mails til deltagerne ud fra deres registreringsstatus, som om de er tilmeldte eller afmeldte. ConferenceCommunicator beskedsystem har forskellige ”statusknapper”, som gør at der kan udsendes specifikke e-mails til specifikke deltagere ud fra deres status, fx ”Tilmeldte” eller ”Afmeldte” samt ud fra dato-selektering. Samspillet mellem Tilmeldingssystemet og beskedsystemet gør at det er muligt for alle arrangører at implementere en lignende godkendelses-proces som Kursuslex.

 

Kursuslex inviterer ”kendte” gæster med invitationsmail og præudfyldte felter

Da mange af de samme gæster kommer igen år efter år til Kursuslex’ messer, gør Kursuslex brug af ConferenceCommunicator invitationssystem. De udsender en e-mailinvitation med information om messen og med et link til tilmeldingen. Deltagerens stamdata er præudfyldte og skal blot udfylde resten af felterne. Som ved godkendelsesprocessen spiller vores beskedsystem også her en central rolle. Da Kursuslex kan sortere i hvem, de udsender en e-mail til. Herved udsender Kursuslex naturligvis kun en venlig reminder til dem, som endnu ikke har tilmeldt sig.

 

Hvad er Kursuslex særligt glade for ved samarbejdet?

Det som Kursuslex er specielt glade for ved vores samarbejde er at vi er gode til at gøre teknologi letforståeligt for ”ikke-tekniske” personer, siger de selv. Vi synes nu, at de hurtigt satte sig ind i systemet og lærte det at kende godt. Men det er klart, at jo mere avanceret, man vil bruge et eventsystem, jo flere overvejelser skal man gøre sig. Det kan ikke være anderledes. Derfor må vi sige at være meget glade for den udtalelse, som Direktør Olina Jægergaard kommer med i videoen, samt som Direktør Olina Jægergaard udtaler:

 "Attendwise ”skærer ud i pap” så alle kan forstå, hvad systemet ConferenceCommunicator kan. ConferenceCommunicator er et meget effektivt og brugervenligt system, og dækker vores behov indenfor tilmelding, registrering, print af navneskilte og udarbejdelse af APP, i forbindelse med vores messe arrangementer. Vi fortsætter igen samarbejdet, da vi fra dag 1 af har oplevet rigtig god support og oplæring fra teamet. Vi kan nemt og hurtigt komme i kontakt med teamet, og de er åbne og behjælpelige overfor videreudvikling af systemet".

 

Kursuslex bruger også ConferenceCommunicator Event App og MesseLead

Udover at indhente registreringer og tilmeldinger, ja, så tilbyder Kursuslex også gæsterne information om messen lige ved hånden med ConferenceCommunicator Event App. Samt de tilbyder udstillerne at bruge MesseLead, som er en integreret funktion i Event App´en til let samling på leadsene fra de gode dialoger på messen.

DANSK HR har siden 2015 brugt ConferenceCommunicator til HR messen Træfpunkt HR® 

DANSK HR, som er Danmarks største professionelle, uafhængige, netværksbaserede HR-organisation, holder hvert år i efteråret Danmarks største og mest velbesøgte HR-messe: Træfpunkt HR®. Messen tiltrækker omkring 2500 HR- og personaleansvarlige og 150 udstillere, som udstiller en bred vifte af services og produkter inden for HR og personaleudvikling. Udover selve messen, er der også et stort aktivitets – og konferenceprogram for de besøgende. På messen kan besøgende opleve, hvad der sker inden for it-systemer, personaleordninger, lederudvikling, videreuddannelse, rekrutteringsværktøjer med videre

DANSK HR har været kunde på ConferenceCommunicator siden 2015 og har gradvis udvidet brugen til at omfatte Event-app (Konference-app), Online tilmelding, Messe-lead (lead-app), Digital ankomstregistrering, Onsite print af navneskilte, TaskCommunicator (automatiseret indhentning af messemateriale) og virtuel event platform.

 

Tilbud og service til udstillerne og messegæsterne med MesseLead og Event App

"I 2015 tilbød vi for første gang Messe-lead-appen til udstillerne, så de kunne scanne de besøgende og dermed lette arbejdet med indsamling, administration og opfølgning af potentielle kunder. I 2016 udvidede vi samarbejdet med Attendwise, så de besøgende fik gratis adgang til konference-app’en i ConferenceCommunicator, så de kunne få et nemt og hurtigt overblik over konferenceprogrammet og udstillerne", siger Head of Sales and Finance Anne Platz Kjeldgaard - og fortsætter:

 

Fuldt overblik over deltagerne med tilmeldingssystem og ankomstregistrering

"I 2017 valgte vi at udvide vores samarbejde med Attendwise yderligere. Med ConferenceCommunicator tilmeldingsmodul til indhentning af tilmeldinger. Samt digital ankomstregistrering til registrering af ankomne på selve messen. På denne måde har vi fuld overblik over deltagernes registreringsstatus. Det er rigtig fint, at tilmeldingssitet er blevet en integreret del af vores hjemmeside. Således vi holder det i egen stil, og det giver vores brugere en helhedsoplevelse".
 

Automatiseret indhentning af messemateriale med TaskCommunicator

"Endvidere har vi efterspurgt, og været med til at udvikle, en automatiseret løsning (TaskCommunicator) til indhentning af messemateriale fra udstillerne. Det er nu meget lettere for os at indhente materiale via ConferenceCommunicator fremfor endeløs email-kommunikation mellem udstillerne og os", siger Anne Platz Kjeldgaard.

 

Gnidningsfri udskrift af navneskilte

"Vi ville selvfølgelig også gerne bruge onsite print af navneskilte, da Attendwise kunne tilbyde denne løsning sammen med Kongresartikler.dk. Det gør at ankomstscanning med samtidig udskrivning af navneskilte på stedet sker gnidningsfrit og let for både messegæsterne og vores personale", siger Anne Platz Kjeldgaard.

 

DANSK HR er yderst tilfredse med samarbejdet med Attendwise

"ConferenceCommunicator er meget simpel og brugervenlig – både back-end og selve app’en, tilmeldingen og TaskCommunicator. Vi er yderst tilfredse med samarbejdet med Attendwise – service og support er helt i top, og produktet fungerer upåklageligt. De er meget fleksible i forhold til vores ønsker og har uden problemer udviklet specialdesignede dele i app’en samt nyudviklet TaskCommunicator i tæt samarbejde med os. Attendwise leverer til tiden og det, de leverer, er i top. Er der den mindste tekniske udfordring, så er de altid til at få fat på og løser det med det samme", siger Anne Platz Kjeldgaard. 

Dansk Fjernvarme har siden 2017 digitaliseret det årlige Landsmøde

Dansk Fjernvarme er fjernvarmens brancheorganisation og dækker 99 % af fjernvarmeproduktionen i Danmark. Hvert efterår afholdes årets Landsmøde, som er Dansk Fjernvarmes største event på hele året. Landsmødet tiltrækker flest medlemmer, men besøges også af rigtig mange andre aktører i energi- og forsyningsbranchen. Deltagerantallet ligger hvert år på ca. 2100 deltagere. På landsmødet får deltagerne den nyeste viden inden for branchen med et nyt tema hvert år inden for fjernvarme og energi.

Landsmødeprogrammet er altid proppet med spændende indlægsholdere og inspirerende indlæg. Borgmestre og kommunaldirektører samt andre forskellige frontpersoner fra energisektoren er blandt deltagerne.

 

Digitalisering af programmet med en event-app

Dansk Fjernvarme brugte for første gang en event-app (ConferenceCommunicator) til deres landsmøde i 2017, og siden har det været en succes. Derfor har de fortsat brugt event app´en til hvert årsmøde herefter.

"Tilbage i 2017 ville vi gerne tilbyde noget andet end et trykt program til landsmødet. Vi har flere gange oplevet programændringer tæt på landsmødets afholdelse, fordi vi har mange politikere på programmet, som på grund af deres travle kalendere kan blive forhindret med kort varsel. Derfor er det smart, at programmet ligger digitalt i app’en, så vi hurtigt kan justere og tilpasse ændringer”, siger kommunikationskonsulent Taja Lindby fra Dansk Fjernvarme.

 

Flittig brug af event-app´en og PUSH-beskeer

Ca. 3 ud af 4 deltagere downloadede app´en i 2019, og statistikken viser, at indholdet blev flittigt læst.

"Det er positivt, at der hvert år er så mange, som downloader app´en, og der er mange, der har udtrykt glæde ved at bruge den. Det er rigtig smart, at man via app´en kan trække statistik, så vi kan følge med i, hvor mange der læser vores indhold.  Vi bruger jævnligt PUSH-funktionen, både til at byde velkommen og fortælle hvad der er på programmet. Det er særligt smart ved sidste-øjebliks-ændringer, hvor vi hurtigt kan komme i kontakt med deltagerne via app’en”, siger Taja Lindby.

 

Attendwise reagerer hurtigt på vores forespørgsler og input

"Vi oplever Attendwise som en leverandør, der reagerer hurtigt på vores forespørgsler og input. Det gør det let for os at komme hurtigt videre, hvilket er meget vigtigt for os og for planlægningen af landsmødet", siger Taja Lindby.

FIF Marketing automatiserer bestilling af standpladser og indhentning af materiale 

FIF Marketing, Fjernvarmens Informationsfond, har speciale i kommunikation og markedsføring for fjernvarmebranchen, og har siden 1984 arbejdet med at styrke fjernvarmens position på energimarkedet. FIF Marketing samarbejder med Dansk Fjernvarmeforening om at afholde det store landsmøde hvert efterår. De står for planlægning og afvikling i forbindelse med udstillerne, som er leverandører til fjernvarmeselskaber.

 

Automatisering af indhentning af udstillerinformation og annoncetekst sparer tid

FIF Marketing bruger ConferenceCommunicator modulet TaskCommunicator til at indhente udstillerinformation som logo og annoncetekst og anden nyttig information. Udstillerne lægger materialet direkte op i TaskCommunicator, hvorfra FIF Marketing har let adgang til materialet, og kan danne sig et overblik over hvem, der har afleveret og hvem, der mangler. Udstillerne modtager reminder e-mails fra systemet, hvis deadline overskrides. Hele processen automatiseres hermed, og der spares en del tid sammenlignet med den tidligere indhentning af materiale via endeløse e-mail kommunikation.

”Med TaskCommunicator gør vi det både lettere for udstillerne og for os, at henholdsvis afleverer og indhente materialet, som annoncetekst og logo. Og vi kan endda let overføre informationen om udstillerne til Landsmødets app. TaskCommunicator sparer os for en stor del manuelt arbejde”, siger Projekt – og marketingkoordinator Connie Sørensen.

 

TaskCommunicator bruges også til at automatisere bestillingen af standpladser

Ligesom ved indhentning af annoncetekst og logo, er standpladsbestilling normalvis en tung og manuel proces. Derfor ønskede FIF marketing også at gøre brug af standpladsbestilling via TaskCommunicator. Førhen ringede udstillerne ind på den dato, hvor standpladsbestillingen åbnede fra kl. 6.00 om morgenen efter ”først-til-mølle” princippet. Nu bestiller udstillerne deres standpladser direkte i TaskCommunicator, hvorfra de ser standpladsspecifikationerne inkl. pris, inden de bestiller. De kan bestille en eller flere stande, både ved siden af hinanden eller forskellige steder. Udstillerne kan se hvilke pladser, der er optaget, og de kan endda også se, hvem der har de optagede pladser.

”Vi er rigtig glade for, at vi kan automatisere bestillingen af standpladser, da det sparer os for tid og en del manuelt arbejde. Digitalisering og automatiseringen er også med til at professionalisere vores processer, herunder bestilling af standpladser”, siger Connie Sørensen.

 

FIF Marketing tilbyder udstillerne at få styr på deres leads – med MesseLead

FIF Marketing tilbyder deres udstillere en ekstra service i form af lead-generering via ConferenceCommunicator MesseLead. Herigennem indsamler udstillerne deres leads, ved scanning af deltagerens QR kode, hvorved deres kontaktdata gemmes. De har herved et nemt oversigt over deres potentielle kunder og kan notere vigtige informationer ud fra samtalen med deres kunder – vel og mærke direkte i app´en.

”Vores udstillere har taget godt imod tilbuddet og syntes, at det er en god måde at få et overblik over deres leads til brug for det efterfølgende opfølgningsarbejde”, siger Connie Sørensen.

Attendwise leverer en hurtig og god service

”Attendwise leverer både en god teknisk løsning og en god og hurtig service. De er lydhøre overfor vores input, både hvad angår funktioner og brugervenlighed, hvilket er vigtigt for os. Vi er glade for samarbejdet”, siger Connie Sørensen.

Danish.Care digitaliserer messen Health & Rehab Scandinavia 

Danish.Care - Branchen for hjælpemidler og velfærdsteknologi, står bag den store messe Health & Rehab Scandinavia, som afholdes hvert andet år. Messen er den førende skandinaviske fagmesse, der præsenterer det nyeste og bedste inden for sundheds- og velfærdsteknologi, rehabilitering, hjælpemidler, services og pleje- og hospitalsudstyr. I 2018 tiltrak messen 8.500 messegæster og 220 udstillere. Og med over 240 faglige seminarer, events og workshops, kunne deltagerne få ny viden og inspiration, både fra indlæg samt ved besøg af udstillerstandende.

Online tilmelding af knap 10.000 deltagere og digitalt omfattende program
Danish.Care bruger ConferenceCommunicator til at digitalisere messen i 2021. Med tilmeldingssystemet indhenter de tilmelding af de knap forventede 9.000 messegæster og op mod 250 udstillere. Til at digitalisere det store faglige program og fremvise udstillerne, bruger Danish.Care ConferenceCommunicator EventApp - i en egen white label udgave. Med event app´en får messegæsterne nem adgang til programmet og kan tagge programpunkter til dannelse af deres personlige program, hvilket er yderst brugbart med et 3 dages program med over 240 programpunkter.

Overblik over de mange udstillere og nudging rundt i messehallen
Messegæsterne kan i app´en se den store udstillerliste, samt se standplanen, hvor de kan søge udstillerne og få anvist, hvor de står. Lige som ved program, kan messegæsterne danne deres personlige udstillerliste ”hjemmefra”, og herved være forberedt på deres besøg til messen.

Onsite support
Attendwise stiller mandskab til rådighed på de tre messedage til at modtage messegæsterne med ankomstregistrering samt til at stå til rådighed til håndtering af de andre digitale elementer, som assistance til udstillerne, hvis de skulle få behov herfor.

Hvorfor bruger Danish.Care ConferenceCommunicator til at digitalisere messen i 2021?
”Vi har valgt at bruge ConferenceCommunicator til Health & Rehab Scandinavia, da det er en omfattende eventplatform, som imødekommer vores behov. For os er det vigtigt, at vi kan bruge et komplet system til at indhente tilmeldinger, registrere messegæsterne ved ankomst, indhente messemateriale og tilbyde udstillerne nem adgang til at gemme leads. Samt at tilbyde messegæsterne nem adgang til program og udstillerinformation med event appen”.