Eventarrangør: Er service også vigtig for dig? Få 7 input til din tjekliste...


Oprindeligt udgivet den 28. august 2018 af Jeannette Eis på LinkedIn

7 tjeks, du med fordel kan foretage, når du skal vælge leverandør af eventløsning – med fokus på service…

Ønsker du ”blot” en digital eventløsning, eller ønsker du (også) en samarbejdspartner, som assisterer dig hele vejen? Her er din tjekliste til at huske på ”alt det udenom”, som kan vise sig at være uundværlig…

Hvis du overvejer et tilmeldingssite og en event-app til din konference, kursus eller messe – hvad er så vigtigt for dig? Jeg gætter, at det første du svarer, er at løsningen skal være god og stabil og nem at bruge selvfølgelig. Samt at den skal give værdi til både dig som arrangør og dine deltagere (og udstillere).

Men har du også fokus på ”alt” det udenom? Her tænker jeg på service i tillæg til teknik. Vi er alle forskellige, også eventplanlæggere. Nogle ønsker blot en god løsning, mens andre også ønsker input til at forbedre deres event, samt gode råd…. Eksempelvis råd om databeskyttelsesloven. Har du styr på behandling af persondata, eller kunne det være rart, hvis din leverandør kunne komme med fif, og måske endda også havde foretaget tiltag, som gør det hele lettere for dig? 

7 tjeks, du med fordel kan foretage dig...hvis du ønsker en samarbejdspartner, som er mere end ”blot” teknisk leverandør…

1. Har leverandøren erfaring med eventmarkedet?

Er det en teknisk løsning, som leverandøren sælger som licens eller er det en leverandør, som du henvender dig til, for at få udviklet en løsning kun til dig? Her kan forskellen let være, at den leverandør, der sælger en licensløsning har opnået god erfaring med behov fra forskellige eventplanlæggere, og derfor har en uundværlig viden om behov og funktioner, sammenlignet med den leverandør der skal lave en løsning ”kun” til dig, ikke har….

2. Er leverandøren af licensløsning selv udvikleren af løsningen eller er det en forhandler af løsningen?

Måske tænker du, at det kan da være lige meget…Og det kan det måske også. Men forskellen kan betyde, at dem der både udvikler og sælger løsningen jo naturligvis hurtigt kan gå ind i koderne og rette og forbedre, når du har nyttige input – og i tilfælde af pludselig opstået ting…Med andre ord, der vil oftest ikke være lang vej fra tanke til handling, mens der kan gå længere tid, når det skal gå igennem en forhandler, før det når til udvikleren…

3. Kan du få let adgang til support?

De fleste ønsker at have let adgang til support, telefonisk som email. Derfor spørg om leverandøren tilbyder support vedrørende brug af løsningen. Spørg også om de tilbyder on-site support, hvis du ønsker den mulighed. Det giver ofte tryghed, specielt hvis du bruger mange funktioner i en eventløsning som tilmelding på selve dagen, udskrivning af navneskilte, ankomstregistrering og brug af beacon-konkurrence i event-app mv.. Tilgængelig support er alfa og omega.

4. Kan leverandøren spare med dig i forhold til optimal brug til lige dit event?

Ja, det kan jo være lidt tricky at vide på forhånd. Men du kan jo invitere leverandøren til et første møde, og derigennem finde ud af om denne kan give dig viden og input, som du ikke selv havde. Her skal du være god til at fortælle om dit behov og vurdere om leverandøren kommer med nyttig viden. Her tænker jeg på, om leverandøren virker som en slags eventkonsulent, som kan give mere end bare teknik. Om denne kan sparre med dig i forhold til lige dit behov…

5. Har leverandøren styr på datasikkerhed – og har du?

Sikker behandling af persondata har altid været vigtig, og er klart noget en teknisk leverandør skal have styr på. Men det nye er, at nu er der kommet mere fokus på, at du som eventarrangør faktisk også skal have styr på det. Så spørg leverandøren, om hvordan de sikrer data bedst muligt, og bed dem om en Databehandleraftale – det er et vigtigt stykke dokument. Behandling af data er dit ansvar, så du bør også sætte dig ind i det, men naturligvis kan din leverandør hjælpe dig langt hen ad vejen, både med hensyn til teknisk set up, men også med hensyn til råd og vejledning:

6. Gør leverandøren det lettere for dig, at kunne leve op til loven vedr. Datasikkerhed?

Her tænker jeg både på teknisk set-up og på vejledning og fif. Udover at have udviklet en teknisk løsning, der (naturligvis) lever op til loven, kan denne også udvikle en eventløsning, som gør dit arbejde og ansvar nemmere. Som eksempelvis at inkorporere automatisk sletning af persondata efter x antal dage/år (som du har ”fortalt” systemet”). En teknisk leverandør er naturligvis ikke jurist, men kan godt guide dig langt hen ad vejen, og blandt andet hjælpe dig med hvad, der som minimum skal være i tilmeldingsbetingelserne.

7. Kan du få hjælp til dine tilmeldingsbetingelser fra din leverandør?

Som eventarrangør og mødeplanlægger er det ikke bare en god idé, at vide hvad du som minimum skal have med i tilmeldingsbetingelserne, det er noget du skal vide. For din tilmeldingsbetingelse udgør dit dokument til at indhente deltagernes samtykke. Det er derfor vigtigt, at du i dine tilmeldingsbetingelser medtager al nødvendigt information for at dine deltageres bekræftelse kan betragtes som det, man kalder "et informeret samtykke". Spørg om din leverandør kan hjælpe dig med et udkast til tilmeldingsbetingelserne og/eller nogle fif og input. Men husk, at det er dit ansvar, hvad der står i betingelserne. Det er et rimeligt stort arbejde at skulle sætte sig ind i hvad betingelserne skal indeholde, så det er en god idé, hvis din leverandør kan hjælpe dig på vej….

Vores services

Se services

Om os

Læs om os

Krav til Tilmeldingsbetingelser

Se blogindlæg