Hvordan skaber du gode fysiske møder og events i 2021?


Nyhedsbrev udgivet den 15.december 2020 (nr. 3)

De fysiske konferencer, messer og andre events kommer tilbage igen i 2021! Det glæder vi os alle til! Ingen tvivl. Men vi ved også godt, at online møder og virtuelle events er kommet for at blive. Men den stemning og energi, der er til fysiske konferencer samt muligheden for at netværke kan ikke erstattes online. I hvert fald ikke 1:1.

Vi vil gerne mødes fysisk. Ja, vi "hungrer" vel ligefrem efter det. Men så skal det jo også give rigtig god mening at mødes - fysisk. Som arrangør af en konference eller messe, skal du måske i endnu højere grad kunne forklare - og måske endda forsvare, hvorfor du holder en fysisk event. Og være dig meget bevidst om at give deltagerne en god fysisk oplevelse, som de ikke kunne have fået virtuelt.

Vores tema i nærværende nyhedsbrev er derfor fokus på de gode fysiske møder. Både med hensyn til møderne mellem deltagerne til din event - og med hensyn til at skabe gode fysiske rammer. Og nå ja, så lige det vigtige element til en fysisk event, at have en god og passende netforbindelse!

Dagens gæsteindlæg
Vi har et gæsteindlæg fra Yvonne Hoé, Salgsansvarlig i Konferenceafdelingen på FÆNGSLET (i Horsens). Hun har skrevet blogindlægget: "Den fysiske ramme om dit arrangement, hvorfor er den (også) vigtig?"


Hvordan skaber du relevante møder mellem dine deltagere? Fysisk som virtuelt...

Networking er et buzzword. Men der er klart noget om snakken. Det er værdifuldt, hvis du kan tilbyde dine deltagere at møde andre relevante deltagere. Der er ingen tvivl, om at en del af tiltrækningskraften ved at holde fysiske events er, at mennesker kan møde mennesker - fysisk. Og at en af udfordringerne ved at holde virtulle events netop er networking og møder. Men ikke destro mindre er møder mellem dine deltagere også vigtigt til en online konference. For at skabe ekstra værdi - udover "blot" det faglige program.

Hvordan kan du så være med til at skabe relevante møder mellem dine deltagere? Jo, matcher du deltagerne på forhånd ud fra fælles interesser, altså før din konference eller anden event, ja, så har du en god chance for at bidrage til relevante møder mellem dine deltagere. Fysisk som virtuelt. 

Læs vores blogindlæg og bliv inspireret til: Hvordan skaber du relevante møder mellem dine deltagere? Fysisk som virtuelt...

Læs blogindlæg


Den fysiske ramme om dit arrangement, hvorfor er den (også) vigtig?

Der er ingen tvivl om, at der (stadig) er et marked for de fysiske møder og events. Og måske endda endnu mere. Er der noget denne Corona tid har lært os, så er det at være meget bevidst om det rigtige ”set-up” for vores arrangement. Måske er vi endda blevet mere kritiske i planlægningsfasen, når det gælder rammer og lokation. Når agendaen for din event er afhængig af netværk og kommunikation deltagerne imellem, så er det fysiske møde helt afgørende for succes!

Men hvad skal du være opmærksom på, når du skal vælge de rette rammer for dit fysiske arrangement? Jo, blandt andet, vælg en lokation, der giver dine gæster en uventet oplevelse. Og gerne en lokation, der kan understrege din agenda og samtidig skabe en synergi. Dermed bliver dine gæster automatisk involveret i en historie og dermed mere engageret.

Betyder de fysiske rammer noget for deltagernes oplevelse? Ja, det gør de. Se Yvonne´s inspirationsindlæg her.

Læs blogindlæg


Guide: Hvad skal du vide for at få styr på datadækningen til din event?

Når du holder en fysisk konference, netværksevent, medarbejderevent eller messe, ja, så skal der selvfølgelig være styr på teknikken. Herunder, og især, en god netdækning!

Men er du klar over, at der er flere faktorer, der spiller ind på succesen med en god netdækning? Og at du bør kende til, hvad, der kræves? Som arrangør behøver du ikke selv være en teknisk haj. Men du skal vide nok til at kunne stille krav til en god netdækning.Til lige din event.

Men hvad er en god og ordentlig netdækning egentlig? Hvad vil det sige...??? Hvad skal du vide? Der er en del forhold, der spiller ind på hvor god en datadækning, der er under din event. Både med hensyn til hvad stedet for afholdelse kan tilbyde, hvad du kan kræve - og hvad du/dine deltagere skal bruge netdækningen til.

Du kan med fordel bruge en tjekliste, som din guide til at vurdere, hvor godt I er dækket ind til din event. Læs derfor Jeannette´s blogindlæg med en guide og tjeliste: "Hvad skal du vide for at få styr på datadækningen til din event?"


Gratis guide: Sådan planlægger du en konference med fokus på de gode fysiske møder

Når du holder en fysisk event, skal du (nok) i endnu større grad nu gøre dig bevidst om formålet med din event - og hvorfor deltagerne skal dukke fysisk op. Du skal sørge for at deltagerne får et større udbytte af at komme til din fysiske konference, end hvis du havde holdt den virtuelt.

Og du har naturligvis interesse i at holde fysiske møder i trygge rammer, hvor der er fokus på tryghed og sikkerhed for den enkelte deltager – i henhold til Myndighedernes anbefalinger.

Vi har skrevet en større guide med inspiration til:

1. Få 5 gode argumenter til hvorfor du skal holde en fysisk konference
2. Hold din fysiske konference i overensstemmelse med myndighedernes krav
3. Øg deltagerinvolvering til din fysiske konference via eventteknologi
4. Facilitér de gode møder mellem dine deltagere via online matchmaking

NB. Du har måske allerede downloadet guiden, da du skrev dig op til vores nyhedsbrev. Men ikke sikkert. Da den føst kom op senere hen...

Hent guiden her

SortKaffe ønsker alle en glædelig jul

Så går året på hæld, og vi ønsker jer en glædelig jul & godt nytår.

Sikke et år, vi alle har haft i 2020 - noget udfordrerende, må man vidst sige. Men vi har da også måtte tænke nyt og ud ad boksen. Online møder og online events havde da vist ikke set lyset på den måde i 2020, hvis det ikke havde været for situationen. Men vi havde da klart hellere været foruden!

Men vi tror på et lysere 2021, hvor konferencer og messer mv. kan udfolde sig igen "for fulde hammer".

SortKaffe går på juleferie d.23.december - 4.januar. Hvor vi er klar til at tage hul på det nye år, hvor vi også kan tilbyde vores kunder, at holde online møder og online events via vores brandnye virtuelle eventplatform.

Mange julehilsener på vegne af SortKaffe - Jeannette