BRUGERVILKÅR for tilmelding til Optimeet Messen Aarhus 2023, arrangeret af Optimeet, Jernbanevej 4A, 1. sal, 2800 Kgs. Lyngby, cvr. nr.: 32648207. (herefter ”arrangøren”, ”vi” ”vores” eller ”os”). Gennem den digitale eventplatform ConferenceCommunicator, ejet af softwarefirmaet Attendwise Aps, Andkærvej 19, 7100 Vejle, CVR-nummer 33870477.

1.0. Generelt

1.1. Optimeet Messen Aarhus er en lukket fagmesse, forbeholdt møde- og eventplanlæggere og alle der booker, arrangerer og tilrettelægger møder, events, kurser, konferencer m.m. Du skal derfor tilmelde dig Optimeet Messen Aarhus under den rette deltagerkategori.

1.2. Vi ønsker at gøre Optimeet Messen Aarhus til en god og positiv oplevelse for alle gæster og udstillere, både før, under og efter messen. Derfor har vi nedenfor anført en række betingelser/retningslinjer for at deltage. Betingelserne giver dig også mulighed for at se, hvordan vi bruger de data, du afgiver i forbindelse med din tilmelding. Samtidig opfylder vi således allerede gældende og kommende lovgivning om behandling af data.

1.3. Aftale ved deltagelse indgås mellem dig og Arrangøren. Registreringssystemet Attendwise Aps tilbyder udelukkende digital eventplatform til brug for dette arrangement. Attendwise påtager sig intet ansvar for arrangements indhold, eventuelle mangler eller lignende i forbindelse med afholdelsen eller manglende afholdelse, idet der henvises til Arrangøren.

1.4. Nærværende betingelser gælder for Optimeet Messen Aarhus 2023 og skal ved din tilmelding hertil være læst og accepteret.

2.0. Bekræftelse

2.1. Tilmelding til Optimeet Messen Aarhus 2023 er gratis og gældende, når du har modtaget en bekræftelse. Din tilmelding er bindende, og vi disponerer foredrag og aktiviteter i forventning om, at du kommer.

2.2. Vi gennemgår alle tilmeldinger og forbeholder os ret til at afvise personer, som på forespørgsel ikke kan sandsynliggøre, at de som en del af deres arbejde booker, arrangerer og/eller tilrettelægger møder, events, kurser, konferencer eller lignende, eller er studerende og leverandører med relevans for messen.

2.3. Når tilmeldingen er gennemført og vi har godkendt din tilmelding, modtager du via e-mail bekræftelse på, at du er tilmeldt Optimeet Messen Aarhus 2023. Du modtager efterfølgende dit adgangskort med en QR-kode, som du bedes medbringe.

2.4. Dit adgangskort giver adgang til Optimeet Messen Aarhus 2023, og må ikke kopieres eller på anden måde forsøges anvendt flere gange med henblik på at skaffe flere personer adgang til samme messe.

3.0. Afmelding

3.1. Skulle du mod forventning blive forhindret, skal du huske at afmelde dig senest kl. 8.00 på ankomstdagen. Du kan ændre i dine valg i din tilmelding helt op til arrangementsdagen kl. 08.00, via link anvist i din bekræftelse. Du kan også afmelde din deltagelse via samme link.

4.0. Markedsføring/Salg/Job

4.1. Under messen ønsker udstillerne IKKE at blive kontaktet af leverandører eller jobsøgende, hvorfor det ikke er tilladt at søge job hos udstillerne eller markedsføre/sælge produkter/ydelser over for udstillerne. Overtrædelse af dette forbud medfører øjeblikkelig bortvisning. Ved overtrædelse af forbuddet om markedsføring/salg vil bortvisningen samtidig medføre krav om betaling af gebyr på ikke under DKK 10.000,-.

4.2. Vi benytter systemet Conference Communicator til at administrere og håndtere tilmeldinger til messen. Du kan som følge heraf modtage e-mails, push meddelelser og evt. sms’er fra Conference Communicator i forbindelse med Optimeet Messen Aarhus 2023. Disse kan ikke besvares. Vi har som arrangør af Optimeet Messen Aarhus adgang og brugsret til samtlige data, som gives i forbindelse med tilmeldingen.

5.0. Flytning eller Aflysning, som er foretaget af arrangøren

5.1. Vi forbeholder os ret til at ændre og aflyse ” Optimeet Messen Aarhus”, hvis der enten ikke er tilstrækkeligt med antal tilmeldinger eller hvis andre forhold gør sig gældende. I tilfælde heraf får du besked direkte på din oplyste e-mail.

5.2. Der kan desværre forekomme situationer, som gør det nødvendigt for Arrangøren at aflyse arrangementet, fx ved sygdom, vejrforhold, eller lignende forhold, som Arrangøren ikke på forhånd har kunnet forudse, og som gør gennemførslen af arrangementet uforholdsmæssigt vanskelig.

5.3. Arrangøren forbeholder sig også retten til evt. at ændre arrangementets dato og tidspunkt, afholdelsessted, og at foretage mindre ændringer i arrangementets indhold.

5.4. Hvis der forekommer ændringer, vil Arrangøren så vidt muligt informere om ændringer via e-mail og i så god tid som muligt.

6.0. Persondatapolitik

6.1. Generelt
Ved accept af nærværende betingelser accepterer du, at vi behandler dine personoplysninger i overensstemmelse med beskrivelsen i betingelserne.

Optimeet er Dataansvarlig og håndterer dine personoplysninger i henhold til gældende lovgivning på området. Leverandør af ConferenceCommunicator Eventplatform, Attendwise Aps, er Databehandler. Det betyder, at ansvaret for behandling af dine personoplysninger ligger hos Optimeet, og ved enhver henvendelse skal du henvende dig til Dataansvarlig med kontaktinformationer angivet til sidst.

6.2. Formål og brug af ConferenceCommunicator eventplatform
Ved tilmelding og anden brug af ConferenceCommunicator bliver dine indtastede oplysninger overført og gemt i Attendwises digitale eventplatform ConferenceCommunicator.

6.2.1. Cookies

ConferenceCommunicator Tilmeldingssite (og de andre af arrangøren opgivne funktioner i ConferenceCommunicator Eventsystem) anvender cookies, som er tekstfil til at genkende brugernes computer samt login, for at kunne servicere handling i forbindelse med registrering mv. for at kunne håndtere de nødvendige services i forbindelse med formålet

6.2.2. Tilmelding

Du tilmelder dig Optimeet Messen Aarhus 2023 via ConferenceCommunicators online tilmeldingssystem forud for eventen eller ved ankomst.

Vi indhenter kun de personoplysninger, som du har indtastet i tilmeldingsformularen, som er nødvendige for at kunne give dig den service, som er forbundet med håndtering af din registrering og til basisinformation og til statistisk brug. Disse er typisk almindelige personoplysninger som navn, titel, firma/organisation, e-mail mv.

Aktivt samtykke
I enkelte tilfælde kan vi bede om indhentning af særlige oplysninger, eksempelvis som madønsker. Og i dette tilfælde har du fået muligheden for at registrere dette særskilt, således at det betragtes at være et aktivt samtykke.

Ligeledes, hvis vi videregiver oplysninger til 3.part, som fx udstillere, har du skulle give aktivt samtykke til dette.

Bemærk: Du har ret til at tilbagetrække dit samtykke, og i tilfælde af at du ønsker dette, skal du rette henvendelse til Optimeet.

6.2.3. Navneskilt 

Navneskilt genereres ud fra din indtastning med relevante deltagerinformationer, samt evt. QR- kode. Ved ankomsten til Optimeet Messen Aarhus får du udleveret dit navneskilt, som vil være markeret med den kategori under hvilken du har tilmeldt dig. Navneskiltet skal bæres synligt under hele besøget. Navneskiltet indeholder en stregkode med dine indtastede kontaktdata, som kan scannes i forbindelse med adgang til messen og de aktiviteter der foregår. Lader du dit navneskilt scanne af en udstiller, giver du samtykke til at udstilleren får adgang til dine indtastede kontaktdata, som kan benyttes i forbindelse med opfølgning efter messen – på samme måde, som hvis du havde udleveret dit visitkort. Optimeet og Optimeet Messen Aarhus kan ikke holdes ansvarlig for den kommunikation, som måtte komme fra udstillerne efter messen. Eventuelle klager herfor skal derfor rettes direkte til den pågældende udstiller.

6.2.4. Ankomstregistrering

Du bliver registreret ved scanning af din unikke QR-kode ved ankomst. Informationerne ligger ikke i QR koden, men i Systemets database.

6.2.5. Event app

Du kan bruge event-app´en til at holde dig opdateret med program, praktisk information, evt. stille spørgsmål til oplægsholdere, modtage push-beskeder samt evt. integration med smartphonekalender.

6.2.6. Mødebooking

Ved deltagelse på Optimeet Messen Aarhus har du mulighed for at anvende en mødebooking funktion, hvor du kan booke møder med udstillerne på forhånd. Ved anvendelse af mødebooking, accepterer du at dine kontaktoplysninger deles med de udstillere der bookes møder med.

6.2.7. Fotografering og videooptagelser

Optimeet Messen Aarhus er en stor begivenhed, som mange - inklusive arrangøren - ønsker at dokumentere i form af foto og video. Der vil derfor være fotografer og filmhold til stede på messen. Det er op til den besøgende selv at sige fra over for disse fotografer og filmhold, hvis man ikke ønsker at blive fotograferet/filmet. I forbindelse med offentliggørelse af foto og video fra messen, følger Optimeet Messen Aarhus de regler, der findes i relevant lovgivning, herunder reglerne om situationsbilleder. Optimeet Messen Aarhus kan ikke holdes ansvarlig for andre mediers, interessenters og udstilleres offentliggørelser af foto og video fra messen.

6.2.8 Samtykke

Ved tilmelding til Optimeet Messen Aarhus tillader du, at Optimeet Messen Aarhus, Optimeet og associerede selskaber må sende e-post (f.eks, e-mails, sms, mms, notifikationer, push beskeder og widgets) samt kontakte dig telefonisk eller via post omkring relevante produktarter, kampagner, konkurrencer og markedsføring – også via apps, sociale medier, internet og andre digitale kanaler.

Formålet med ovennævnte indhentning af personoplysninger er dels, at vi kan tilbyde adgang til messen og dels for at optimere brugeroplevelsen samt foretage målrettet markedsføring. Retsgrundlaget for behandlingen er EU Persondataforordningens artikel 6, stk. 1, litra a, b og f.

Oplysninger kan overlades til eksterne samarbejdspartnere, der behandler oplysninger på Optimeet Messen Aarhus, associerede selskaber og Optimeets vegne. Vi anvender eksterne samarbejdspartnere til blandt andet teknisk drift og systemer. Disse virksomheder er databehandlere og under vores instruks og behandler data, som vi er dataansvarlige for. Databehandlerne må ikke anvende oplysningerne til andet formål end opfyldelse af aftalen med os. Vi har indgået skriftlige databehandleraftaler med alle databehandlere, der behandler personoplysninger på vores vegne.

Udover ret til tilbagekaldelse af samtykket har du til enhver tid ret til at anmode om indsigt i, hvilke oplysninger vi behandler om dig, hvilket formål registreringen tjener, hvilke kategorier af personoplysninger og modtagere af oplysninger, der evt. måtte være.

Du har ret til at få udleveret en kopi af de personoplysninger, som vi behandler om dig. Ønsker du en kopi, skal du sende en skriftlig anmodning til vores dataansvarlige. Du vil blive bedt om at dokumentere, at du er den, du giver dig ud for at være. Herudover har du ret til at få urigtige personoplysninger om dig selv berigtiget af os. Såfremt du bliver opmærksom på, at der er fejl i de oplysninger, som vi har registreret om dig, opfordres du til at rette skriftlig henvendelse til os, så oplysninger kan blive korrigeret.

Du har i visse tilfælde ret til at få begrænset behandlingen af dine personoplysninger til kun at bestå af opbevaring, f.eks. hvis du mener, at de oplysninger, vi behandler om dig, ikke er korrekte. Derudover har du i visse tilfælde ligeledes ret til at få personoplysningerne, som du selv har givet os, udleveret i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format og har ret til at overføre disse oplysninger til en anden dataansvarlig.

Anmodningen skal ske skriftligt (med underskrift) og indeholde dit navn, adresse, telefonnummer, og e-mailadresse. Du kan også kontakte Optimeet, hvis du mener, at dine persondata bliver behandlet i strid med lovgivningen eller andre retlige forpligtelser.

Anmodningen fremsendes til:

Optimeet

Jernbanevej 4, 1.sal

2800 Kgs. Lyngby

Att: Jacob Nedergaard

Optimeet vil indenfor 1 måned efter modtagelsen af din anmodning om udskrift fremsende denne til din postadresse. Optimeet kan afvise anmodninger, der enten er urimeligt gentagende, kræver uforholdsmæssig teknisk indgriben (for eksempel at udvikle et nyt system eller ændre en eksisterende praksis væsentligt), påvirker beskyttelsen af andres personlige oplysninger, eller i situationer hvor den ønskede handling må anses for værende yderst kompliceret (for eksempel anmodninger om oplysninger, der udelukkende findes som sikkerhedskopier).

Endelig har du til enhver tid ret til at gøre indsigelse mod vores behandling af dine personoplysninger, og ret til at indbringe en klage for Datatilsynet, hvis du er utilfreds med vores behandling af en klage. (Datatilsynet, Carl Jacobsens Vej 35, 2500 Valby, tlf.: 33 19 32 00 eller via e-mail: dt@datatilsynet.dk)

×
×

Vælg først, om du ønsker at registrere én deltager eller flere


 
Tilmelder du kun en deltager, afslutter du registreringen ved at udfylde alle fornødne felter og klikker ”Afslut”.


 
Skal du tilmelde flere deltagere på én gang, opretter du en deltager ad gangen ved at klikke "tilmeld flere" i formularen, FØR du afslutter hele registreringen.

Indtast venligst brugernavn og adgangskode for at ændre din tilmelding.

Hvis du allerede er tilmeldt dette arrangement, kan du logge ind for at hente din billet, ændre i din tilmelding eller afmelde dig arrangementet.

×

Er du sikker på, at du ønsker at afmelde dig?



  

×


×

×




×

Arrangementet foregår

Godsbanen

Skovgaardsgade 3, Indgang 3A
8000 Aarhus
Danmark



×
 

 


Tilmelding som mødeplanlægger

 

 

Virksomhed*
Navn*
Arbejdstitel*
Adresse (virksomhed)*
Postnummer*
By*
Mobil nummer (+landekode)*
E-mail*
Gentag e-mail *
Hjemmeside (virksomhed)*

 

Har du tidligere deltaget på Optimeet Messen Aarhus (tidl. Møde & Event Dagen)?
Svar:*

 

Hvor mange møder, konferencer og events booker/arrangerer du om året?
Jeg planlægger/booker*

 

Hvor mange deltager typisk på dine arrangementer? (Vælg gerne flere)
Antal deltagere pr. arrangement *
Hold CTRL nede for at vælge flere 6

 

Hvilke af følgende kategorier er du interesseret i/benytter du dig af?  
Jeg er interesseret i (vælg gerne flere)
Hold CTRL nede for at vælge flere 7

 

Ønsker du gratis rådgivning og hjælp fra vores booking afdeling, til indhentning af tilbud fra mødesteder?
Vælg følgende:

 

Ønsker du at modtage vores nyhedsbrev - Optimeet News?
Vælg følgende:*

 

Ønsker du at modtage vores magasin - Optimeet Magasinet?
Vælg følgende:*

 

 

Accepter betingelser*

 

 

Praktiske oplysninger

Hvornår foregår arrangementet

Fra
Torsdag 28-09-2023
Kl. 09:00
Til
Torsdag 28-09-2023
Kl. 16:00



Arrangementet foregår

Godsbanen
Skovgaardsgade 3, Indgang 3A
8000 Aarhus
Danmark

Kontaktinformation
Optimeet
Jernbanevej 4
1.sal
 Kgs. Lyngby
Danmark
messe@optimeet.dk



×
Loading